Pour les client·e·s qui ont reçu une offre et qui l'ont déjà confirmée :

Vous n'avez rien d'autre à faire, notre équipe informatique prendra contact avec vous de manière autonome et fixera une date pour le changement.

Pour les client·e·s qui ont reçu une offre, mais qui n'ont pas encore reçu de confirmation :

Veuillez répondre à notre administration directement à cca@besaqsys.ch et confirmer que vous souhaitez migrer vers RAIsoft.net / ePDoc. Vous recevrez alors soit directement le nouveau contrat, soit - si les conditions ont changé entre-temps - une nouvelle offre actualisée que vous pourrez ensuite confirmer par e-mail. Si possible, indiquez-nous également la date à laquelle vous souhaitez migrer.

Pour les client ·e·s qui n'ont pas encore demandé d'offre :

Veuillez demander une offre pour la migration vers notre version web. Il est utile que vous indiquiez le nombre actuel de lits ou de places en foyer de jour, car l'offre sera établie sur la base de ces données.

Une migration se déroule grosso modo selon le processus suivant, divisé en 3 phases :

Préparation

1. Le·la client·e demande un devis via le formulaire en ligne.

2. BESA Qsys établit une offre écrite au·à la client·e, qui est envoyée au format PDF par e-mail.

3. Le·la client·e confirme formellement l'offre (une réponse par e-mail suffit).

4. Notre équipe informatique contacte le·la client·e pour convenir des détails (notamment la date de la transition et le nom du futur site web SaaS) et pour prévoir d'éventuels besoins supplémentaires en formation.

5. Notre équipe informatique lance le déploiement du site web du client SaaS et planifie les autres travaux de conversion

Réalisation

En règle générale, la migration commence en fin d'après-midi et se termine entre le milieu et la fin du jour suivant (pour les client·e·s disposant d'ePDoc, il faut prévoir un jour supplémentaire). Pendant ce temps, l'ancien système reste disponible en lecture seule, mais les interfaces ne transmettent pas non plus de données pendant ce temps. Si nécessaire, la conversion peut également avoir lieu pendant un week-end.

1. A la date convenue, le système du·de la client·e est placé en mode de lecture seule afin de permettre la migration des données.

2. Notre équipe informatique effectue la migration des données et la mise à disposition sur le site web du·de la client·e SaaS.

3. Les éventuelles interfaces sont également converties.

4. Différents tests sur l'application et les interfaces sont effectués.

5. Le site internet du·de la client·e SaaS est mis à la disposition du·de la client·e.

Démarrage avec le nouveau système: BESA QSys fournit un contenu vidéo gratuit aux client·e·s pour expliquer les nouvelles fonctionnalités du système et la manière de passer à la plateforme SaaS. Si nécessaire, une formation supplémentaire (en ligne ou sur place) peut également être organisée moyennant un coût additionnel.

1. Les utilisateurs·trices du·de la client·e s'informent sur la nouvelle plateforme SaaS via le contenu vidéo.

2. La personne responsable de RAI et/ou d'ePDoc vérifie que l'environnement mis à disposition est complet et l'accepte formellement.

3. Après le changement, le·la client·e dispose de l'adresse de support habituelle support@besaqsys.ch pour signaler tout problème survenu ultérieurement.

Le·la client·e reçoit le décompte final pour les travaux de conversion effectués selon l'offre, ainsi que la mise à niveau vers le nouveau modèle de licence.

Aujourd'hui, chaque institution enregistre généralement ses données dans sa propre base de données. Pour les groupes d'entreprises ou les institutions sous une entité commune, le passage à RAIsoft.net offre la possibilité de regrouper les données dans une base de données centrale. Les principaux avantages d'une base de données centrale sont les suivants :

• Possibilité de gestion centralisée des utilisateurs·trices sur tous les sites
• Possibilité d'évaluation intersites sur tous les sites directement à partir de l'application.
• Grâce aux rôles et aux autorisations, chaque site ne peut avoir accès qu'à ses propres résident·e·s resp. évaluations.

La fusion des bases de données a lieu avant la migration. Cela réduit les efforts et le temps nécessaires à la migration proprement dite. Les coûts de la fusion préalable des données sont proposés séparément. Nous contactons au préalable de manière proactive tous les groupes d'entreprises et les institutions sous une entité commune pour clarifier cette question.

Non, les deux applications doivent être migrées en une seule étape vers la version web. Une migration en deux étapes serait extrêmement complexe et, par conséquent, coûteuse.

Il existe différentes offres pour la formation des utilisateurs·trices :

• Une visite du tableau de bord explique la navigation de base aux nouveaux utilisateurs·trices.
• Des vidéos sur le portail client expliquent l'utilisation de chaque fonction.
• Le contenu du manuel pour remplir une évaluation est disponible électroniquement à chaque étape.
• Un manuel sur RAIsoft.net au format PDF est actuellement en cours d'élaboration.

Les prix pour un passage à RAIsoft.net dépendent d'une part de la taille de l'institution (nombre de lits dans le secteur des soins de longue durée ou de personnes dans le secteur ambulatoire), et d'autre part de l'utilisation de l'étendue des fonctions (NH, LTCF, HC, ePDoc, interfaces). Des frais sont facturés par module et par interface pour la migration. Nous nous ferons un plaisir de vous proposer une offre correspondante.

Les frais annuels pour tous les produits en mode SaaS sont plus élevés que les frais annuels précédents d'une installation locale. Plusieurs raisons ont conduit à une augmentation des frais annuels: la technologie moderne, la plateforme est dorénavant gérée par BESA QSys, les mises à jour des applications (updates) sont incluses dans le prix, les frais plus élevés pour les partenaires de licence et autre. Nous vous soumettons volontiers une offre appropriée.

Contactez-nous via le formulaire en ligne et nous vous ferons une offre individuelle pour le changement.

Lors du passage à la plateforme SaaS, le fichier de licence n'est plus nécessaire, car le respect de l'utilisation de la licence convenue par contrat peut désormais être centralisé. Les gradations pour les licences annuelles sont désormais conçues par échelons de 10 jusqu'au nombre maximal requis (9999), de sorte que le nombre effectif de lits/personnes perd de son importance.