FAQ

Pour les client·e·s qui ont reçu une offre et qui l'ont déjà confirmée :

Vous n'avez rien d'autre à faire, notre équipe informatique prendra contact avec vous de manière autonome et fixera une date pour le changement.

Pour les client·e·s qui ont reçu une offre, mais qui n'ont pas encore reçu de confirmation :

Veuillez répondre à notre administration directement à cca@besaqsys.ch et confirmer que vous souhaitez migrer vers RAIsoft.net / ePDoc. Vous recevrez alors soit directement le nouveau contrat, soit - si les conditions ont changé entre-temps - une nouvelle offre actualisée que vous pourrez ensuite confirmer par e-mail. Si possible, indiquez-nous également la date à laquelle vous souhaitez migrer.

Pour les client ·e·s qui n'ont pas encore demandé d'offre :

Veuillez demander une offre pour la migration vers notre version web. Il est utile que vous indiquiez le nombre actuel de lits ou de places en foyer de jour, car l'offre sera établie sur la base de ces données.

Une migration se déroule grosso modo selon le processus suivant, divisé en 3 phases :

Préparation

1. Le·la client·e demande un devis via le formulaire en ligne.

2. BESA Qsys établit une offre écrite au·à la client·e, qui est envoyée au format PDF par e-mail.

3. Le·la client·e confirme formellement l'offre (une réponse par e-mail suffit).

4. Notre équipe informatique contacte le·la client·e pour convenir des détails (notamment la date de la transition et le nom du futur site web SaaS) et pour prévoir d'éventuels besoins supplémentaires en formation.

5. Notre équipe informatique lance le déploiement du site web du client SaaS et planifie les autres travaux de conversion

Réalisation

En règle générale, la migration commence en fin d'après-midi et se termine entre le milieu et la fin du jour suivant (pour les client·e·s disposant d'ePDoc, il faut prévoir un jour supplémentaire). Pendant ce temps, l'ancien système reste disponible en lecture seule, mais les interfaces ne transmettent pas non plus de données pendant ce temps. Si nécessaire, la conversion peut également avoir lieu pendant un week-end.

1. A la date convenue, le système du·de la client·e est placé en mode de lecture seule afin de permettre la migration des données.

2. Notre équipe informatique effectue la migration des données et la mise à disposition sur le site web du·de la client·e SaaS.

3. Les éventuelles interfaces sont également converties.

4. Différents tests sur l'application et les interfaces sont effectués.

5. Le site internet du·de la client·e SaaS est mis à la disposition du·de la client·e.

Démarrage avec le nouveau système: BESA QSys fournit un contenu vidéo gratuit aux client·e·s pour expliquer les nouvelles fonctionnalités du système et la manière de passer à la plateforme SaaS. Si nécessaire, une formation supplémentaire (en ligne ou sur place) peut également être organisée moyennant un coût additionnel.

1. Les utilisateurs·trices du·de la client·e s'informent sur la nouvelle plateforme SaaS via le contenu vidéo.

2. La personne responsable de RAI et/ou d'ePDoc vérifie que l'environnement mis à disposition est complet et l'accepte formellement.

3. Après le changement, le·la client·e dispose de l'adresse de support habituelle support@besaqsys.ch pour signaler tout problème survenu ultérieurement.

Le·la client·e reçoit le décompte final pour les travaux de conversion effectués selon l'offre, ainsi que la mise à niveau vers le nouveau modèle de licence.

Aujourd'hui, chaque institution enregistre généralement ses données dans sa propre base de données. Pour les groupes d'entreprises ou les institutions sous une entité commune, le passage à RAIsoft.net offre la possibilité de regrouper les données dans une base de données centrale. Les principaux avantages d'une base de données centrale sont les suivants :

  • Possibilité de gestion centralisée des utilisateurs·trices sur tous les sites
  • Possibilité d'évaluation intersites sur tous les sites directement à partir de l'application.
  • Grâce aux rôles et aux autorisations, chaque site ne peut avoir accès qu'à ses propres résident·e·s resp. évaluations.

La fusion des bases de données a lieu avant la migration. Cela réduit les efforts et le temps nécessaires à la migration proprement dite. Les coûts de la fusion préalable des données sont proposés séparément. Nous contactons au préalable de manière proactive tous les groupes d'entreprises et les institutions sous une entité commune pour clarifier cette question.

Il existe différentes offres pour la formation des utilisateurs·trices :

  • Une visite du tableau de bord explique la navigation de base aux nouveaux utilisateurs·trices.
  • Des vidéos sur le portail client expliquent l'utilisation de chaque fonction.
  • Le contenu du manuel pour remplir une évaluation est disponible électroniquement à chaque étape.
  • Un manuel sur RAIsoft.net au format PDF est actuellement en cours d'élaboration.

La version d'entrée de gamme avantageuse ePDocLITE avec les fonctions de base (adaptée aux petites institutions jusqu'à 40 lits) est disponible depuis février 2022 et jouit d'une grande popularité.
Depuis début avril 2023, la version complète d'ePDoc est désormais disponible pour la migration des client·e·s  existant·e·s ou pour l'installation des nouveaux client·e·s. Certaines fonctions ou interfaces spéciales seront mises en service dans une version ultérieure plus tard dans l'année (voir graphique de la planification des versions GoLive).

Du point de vue du contenu et des fonctions, ePDoc contient les fonctions et les formulaires existants. Une grande importance a été accordée à une transition simple de la version précédente dans le sens d'une reconnaissance des fonctions dans la nouvelle présentation.

L'interface utilisateur moderne doit permettre une utilisation intuitive, apporter plus de clarté tout en conservant la simplicité d'utilisation. Différentes fonctions ont en outre été améliorées et tous les formulaires PDF existants ont été ou seront convertis en formulaires électroniques. Grâce à l'intégration de RAIsoft.net dans une seule application, l'administration de tous les modules / instruments (RAI NH / interRAI LTCF, ePDoc et interRAI HC) est centralisée en un seul point et facilitera considérablement le travail à l'avenir. L'utilisation de RAIsoft.net / ePDoc ne nécessite plus l'installation locale de logiciels, seul un navigateur Internet courant (par ex. Chrome, Edge, Firefox, Safari) dans une version actuelle est nécessaire.

Grâce à la mise à disposition sous forme d'application web, RAIsoft.net / ePDoc peut être utilisé indépendamment de l'appareil ainsi que depuis n'importe quel endroit. Le logiciel est en outre entièrement responsive, c'est-à-dire qu'il s'adapte automatiquement au terminal et à la taille de son écran sur lequel il est exécuté (p. ex. smartphone, tablette, ordinateur portable, PC).

En principe, toutes les fonctions qui étaient déjà disponibles dans la version client sont disponibles dans ePDoc. De nombreuses fonctions ou listes ont été optimisées par rapport à la version précédente. Ainsi, il est par exemple possible de filtrer et de trier à volonté en un clic dans une liste ou d'intégrer un stockage de fichiers externe (par ex. Fileshare, SharePoint, OneDrive ou autre) avec la possibilité de déposer des fichiers directement dans l'application.

Une nouveauté est la disponibilité de ce que l'on appelle des tableaux de bord pour un résumé compact et une mise à disposition prominente d'informations sur la page d'accueil. Une aide à l'orthographe est également désormais intégrée dans la nouvelle application. 

En outre, un formulaire pour la saisie de la malnutrition est désormais disponible.

De nombreuses autres nouveautés sont envisagées, déjà en cours d'élaboration ou prévues pour être mises en œuvre (voir la feuille de route).

Avec ePDoc, l'intégration en profondeur (= échange par simple pression d'un bouton) avec le dossier électronique du patient DEP est désormais possible. En raison de la charge de travail initiale, cette étape ne vaut toutefois la peine que pour les grand·e·s  client·e·s qui comptent déjà un certain nombre de résident·e·s avec un dossier électronique du patient.
 

ePDocLITE est une nouvelle offre avantageuse pour les petites institutions jusqu'à 40 lits qui souhaitent utiliser les fonctionnalités de base d'un dossier de soins. La version ePDocLITE contient les éléments clés que sont la feuille des données de base, la médication, le rapport de soins, l'agenda, le plan de soins (plan standard et plan individuel) ainsi que le protocole des plaies et de la peau, et répond ainsi aux exigences de base pour la justification des groupes de charge en soins. Elle est basée sur la même plateforme que RAIsoft.net, offre donc les mêmes avantages (basée sur le web, mise à disposition et maintenance centralisées) et est bien entendu intégrée de manière optimale avec RAIsoft.net. Tout comme RAIsoft.net, l'application est disponible dans les trois mêmes langues : allemand, français et italien.


Outre la connexion au catalogue des médicaments careINDEX de HCI, ePDocLITE ne dispose pas d'autres interfaces, car on part du principe que les mutations sont gérées manuellement dans les petites institutions. Pour les autres fonctions, nous mettons à votre disposition la fiche technique avec la comparaison des produits.

Si vous le souhaitez, nous pouvons vous fournir un accès de démonstration limité dans le temps. Vous pourrez ainsi découvrir et tester les applications de manière autonome. Pour cela, contactez-nous via le formulaire en ligne.


Si vous le souhaitez, nous pouvons également vous présenter l'application personnellement sur place ou par le biais d'une présentation vidéo. Pour cela, contactez-nous via le formulaire en ligne que pour l'accès de démonstration.

Les prix pour un passage à RAIsoft.net dépendent d'une part de la taille de l'institution (nombre de lits dans le secteur des soins de longue durée ou de personnes dans le secteur ambulatoire), et d'autre part de l'utilisation de l'étendue des fonctions (NH, LTCF, HC, ePDoc, interfaces). Des frais sont facturés par module et par interface pour la migration. Nous nous ferons un plaisir de vous proposer une offre correspondante.

Les frais annuels pour tous les produits en mode SaaS sont plus élevés que les frais annuels précédents d'une installation locale. Plusieurs raisons ont conduit à une augmentation des frais annuels: la technologie moderne, la plateforme est dorénavant gérée par BESA QSys, les mises à jour des applications (updates) sont incluses dans le prix, les frais plus élevés pour les partenaires de licence et autre. Nous vous soumettons volontiers une offre appropriée.

Lors du passage à la plateforme SaaS, le fichier de licence n'est plus nécessaire, car le respect de l'utilisation de la licence convenue par contrat peut désormais être centralisé. Les gradations pour les licences annuelles sont désormais conçues par échelons de 10 jusqu'au nombre maximal requis (9999), de sorte que le nombre effectif de lits/personnes perd de son importance.

BESA : vos données peuvent être affichées dans Care Report uniquement si vous travaillez avec BESA Qualité. Si c'est le cas et que vous ne pouvez toujours pas voir vos données, veuillez prendre contact avec nous.

RAI : vos données sont représentées dans le rapport Care uniquement si votre institution transmet les données IQM à BESA QSys pour la livraison des données à l'Office fédéral de la statistique. Si c'est le cas et que vous ne pouvez toujours pas voir vos données, veuillez nous contacter.

Vous pouvez accéder directement à Care Report via le portail clients. Si vous n'avez pas encore de login, prenez contact avec votre responsable. Il∙/elle peut vous donner un login avec les autorisations nécessaires.

La version de base du Care Report aide les institutions à identifier les tendances en matière de qualité à un stade précoce et constitue la base de mesures basées sur des données. De plus, des informations complètes sur les comparaisons sont possibles au sein de l'institution, entre les unités, avec des institutions similaires, ainsi qu'au niveau cantonal et national.

Le Care Report Pro offre des possibilités d'analyse étendues en permettant des comparaisons multidimensionnelles, par exemple entre un nombre sélectionné d'indicateurs de qualité. Des fonctions supplémentaires, telles que la représentation des IQM dans un diagramme en réseau au niveau de l’unité, différentes possibilités d'exportation et la création d'une liste de favoris, permettent aux institutions de soins de longue durée d'analyser les données de manière approfondie et complète. Le Care Report Pro franchit ainsi une étape importante et permet une évaluation encore plus précise et détaillée de la qualité des soins.

  • Les données IQ/benchmark correspondent à la situation réelle des résident∙e∙s (pourcentages réels). Les résultats des assessments sont intégrés 1:1 dans les évaluations et peuvent être reproduits par résident∙e. Les données publiées par l'OFSP sont ajustées en fonction des risques. Il s'agit d'une procédure complexe qui permet une comparaison différenciée des institutions. Cette procédure modifie toutefois les données IQ, les valeurs en pourcentage sont adaptées. Les données publiées par l'OFSP se basent sur une optique annuelle (le dernier relevé de tous les résident∙e∙s présents au moins un jour au cours de l'année X est pris en compte). Les données du rapport IQ pour RAI-NH se basent également sur une optique annuelle - pour l'année 2021 jusqu'au mois d'octobre inclus, l'année civile complète est prise en compte à partir de 2022. Les données du rapport de benchmarking pour BESA reposent sur l'optique du jour de référence initialement définie par l'OFS, c'est-à-dire que seuls les résident∙e∙s présent∙e∙s le jour de référence sont pris en compte pour les indicateurs, conformément à la définition initiale de l'OFS.
  • Dans les cantons qui ont à la fois des institutions RAI et BESA, on observe des différences dans le nombre de résident∙e∙s par canton. Cela s'explique par le fait que l'OFSP a additionné tous les résident∙e∙s (RAI et BESA). Or, dans les rapports IQ, seuls les résident∙e∙s de son propre système sont indiqués, donc par exemple uniquement ceux∙celles avec RAI-NH.