SaaS est l'abréviation de Software as a Service (logiciel en tant que service) et constitue un sous-segment de l'informatique en nuage. Le modèle SaaS repose sur le principe que le logiciel et l'infrastructure informatique sont exploités par un fournisseur de services informatiques externe et utilisés par les client·e·s en tant que service. L'installation locale n'est plus nécessaire pour l'utilisation ; il suffit d'une connexion Internet pour accéder au logiciel via un navigateur web courant.

Le modèle SaaS élimine les coûts d'exploitation de votre propre infrastructure informatique. L'opérateur de la solution SaaS prend en charge l'administration informatique complète et d'autres services tels que les travaux de maintenance et les mises à jour de logiciels. En outre, les client·e·s bénéficient de l'évolutivité de la solution, c'est-à-dire qu'une expansion du système due à des exigences de performance accrues ou à des besoins d'espace de stockage est également assurée par l'opérateur de la solution

Les plateformes SaaS modernes répondent également aux exigences de sécurité les plus élevées, c'est notamment pour cette raison que le modèle SaaS est très avantageux. La solution est également soumise à des contrôles réguliers afin de maintenir durablement un haut niveau de protection contre les accès non autorisés. Tant notre partenaire d'hébergement que notre exploitant disposent de la certification ISO 27001, qui garantit une approche professionnelle durable de la sécurité informatique.

Sur demande, il est possible de limiter, lors de la configuration du nouveau site RAIsoft.net du client, l'endroit à partir duquel l'accès à la solution SaaS est possible. Par défaut, l'accès est déjà limité par un géoblocage. Nous recommandons de limiter l'accès à l'IP publique du·de la client·e.

Sur demande, il est possible de crypter la base de données. Le·la client·e décide alors quelles informations ne doivent être affichées que sous forme cryptée pour les sous-traitants (opérateurs, partenaires de support). Les utilisateur·rice·s ne remarquent rien du cryptage et les performances du système n'en sont pas affectées. Contactez-nous pour en savoir plus.

Si vos collaborateur·rice·s disposent déjà de leur propre compte d'utilisateur Windows, nous pouvons vous proposer l'option Single Sign On. Cela permet non seulement de gagner en confort d'utilisation, mais aussi d'augmenter la sécurité avec l'authentification par rapport à une base de données d'utilisateurs centrale.

Nous soutenons également différentes possibilités d'imposer un facteur de sécurité supplémentaire lors de la connexion. En règle générale, la solution MFA déjà existante du·de la client·e est utilisée. Veuillez prendre contact avec nous à cet effet.

Les données et l'infrastructure SaaS sont situées dans un centre de données moderne dans la région de Zurich.

Selon le contrat, l'exploitant garantit une disponibilité de 99%. Or, la disponibilité actuellement mesurée est de 100%.

Le principe de base du SaaS est le partage d'une plateforme commune et l'exploitation des avantages qui en découlent en termes de coûts, de sécurité, d'évolutivité ainsi que de maintenance et de développement. Les prix actuels sont basés sur cette approche. En théorie, la plateforme peut également être construite en interne chez le·la client·e, mais ce cas n'est pas prévu actuellement, car il est contraire à l'approche SaaS et perd tous ses avantages. Les client·e·s qui insistent seront mis·e·s à l'écart lors de la mise à niveau jusqu'à ce que le déploiement soit terminé pour les client·e·s qui souhaitent profiter des avantages du SaaS. Ensuite, nous procéderons à une évaluation individuelle des coûts supplémentaires pour les client·e·s qui ont besoin d'une installation locale. Il est déjà clair que BESA QSys ne pourra pas faire de promesses de support pour les client·e·s avec installation locale comme pour la plateforme SaaS, car l'installation, l'exploitation et la maintenance ne sont pas sous notre contrôle.

Pour les client·e·s qui ont reçu une offre et qui l'ont déjà confirmée :

Vous n'avez rien d'autre à faire, notre équipe informatique prendra contact avec vous de manière autonome et fixera une date pour le changement.

Pour les client·e·s qui ont reçu une offre, mais qui n'ont pas encore reçu de confirmation :

Veuillez répondre à notre administration directement à cca@besaqsys.ch et confirmer que vous souhaitez migrer vers RAIsoft.net / ePDoc. Vous recevrez alors soit directement le nouveau contrat, soit - si les conditions ont changé entre-temps - une nouvelle offre actualisée que vous pourrez ensuite confirmer par e-mail. Si possible, indiquez-nous également la date à laquelle vous souhaitez migrer.

Pour les client ·e·s qui n'ont pas encore demandé d'offre :

Veuillez demander une offre pour la migration vers notre version web. Il est utile que vous indiquiez le nombre actuel de lits ou de places en foyer de jour, car l'offre sera établie sur la base de ces données.

Une migration se déroule grosso modo selon le processus suivant, divisé en 3 phases :

Préparation

1. Le·la client·e demande un devis via le formulaire en ligne.

2. BESA Qsys établit une offre écrite au·à la client·e, qui est envoyée au format PDF par e-mail.

3. Le·la client·e confirme formellement l'offre (une réponse par e-mail suffit).

4. Notre équipe informatique contacte le·la client·e pour convenir des détails (notamment la date de la transition et le nom du futur site web SaaS) et pour prévoir d'éventuels besoins supplémentaires en formation.

5. Notre équipe informatique lance le déploiement du site web du client SaaS et planifie les autres travaux de conversion

Réalisation

En règle générale, la migration commence en fin d'après-midi et se termine entre le milieu et la fin du jour suivant (pour les client·e·s disposant d'ePDoc, il faut prévoir un jour supplémentaire). Pendant ce temps, l'ancien système reste disponible en lecture seule, mais les interfaces ne transmettent pas non plus de données pendant ce temps. Si nécessaire, la conversion peut également avoir lieu pendant un week-end.

1. A la date convenue, le système du·de la client·e est placé en mode de lecture seule afin de permettre la migration des données.

2. Notre équipe informatique effectue la migration des données et la mise à disposition sur le site web du·de la client·e SaaS.

3. Les éventuelles interfaces sont également converties.

4. Différents tests sur l'application et les interfaces sont effectués.

5. Le site internet du·de la client·e SaaS est mis à la disposition du·de la client·e.

Démarrage avec le nouveau système: BESA QSys fournit un contenu vidéo gratuit aux client·e·s pour expliquer les nouvelles fonctionnalités du système et la manière de passer à la plateforme SaaS. Si nécessaire, une formation supplémentaire (en ligne ou sur place) peut également être organisée moyennant un coût additionnel.

1. Les utilisateurs·trices du·de la client·e s'informent sur la nouvelle plateforme SaaS via le contenu vidéo.

2. La personne responsable de RAI et/ou d'ePDoc vérifie que l'environnement mis à disposition est complet et l'accepte formellement.

3. Après le changement, le·la client·e dispose de l'adresse de support habituelle support@besaqsys.ch pour signaler tout problème survenu ultérieurement.

Le·la client·e reçoit le décompte final pour les travaux de conversion effectués selon l'offre, ainsi que la mise à niveau vers le nouveau modèle de licence.

Aujourd'hui, chaque institution enregistre généralement ses données dans sa propre base de données. Pour les groupes d'entreprises ou les institutions sous une entité commune, le passage à RAIsoft.net offre la possibilité de regrouper les données dans une base de données centrale. Les principaux avantages d'une base de données centrale sont les suivants :

• Possibilité de gestion centralisée des utilisateurs·trices sur tous les sites
• Possibilité d'évaluation intersites sur tous les sites directement à partir de l'application.
• Grâce aux rôles et aux autorisations, chaque site ne peut avoir accès qu'à ses propres résident·e·s resp. évaluations.

La fusion des bases de données a lieu avant la migration. Cela réduit les efforts et le temps nécessaires à la migration proprement dite. Les coûts de la fusion préalable des données sont proposés séparément. Nous contactons au préalable de manière proactive tous les groupes d'entreprises et les institutions sous une entité commune pour clarifier cette question.

Non, les deux applications doivent être migrées en une seule étape vers la version web. Une migration en deux étapes serait extrêmement complexe et, par conséquent, coûteuse.

Il existe différentes offres pour la formation des utilisateurs·trices :

• Une visite du tableau de bord explique la navigation de base aux nouveaux utilisateurs·trices.
• Des vidéos sur le portail client expliquent l'utilisation de chaque fonction.
• Le contenu du manuel pour remplir une évaluation est disponible électroniquement à chaque étape.
• Un manuel sur RAIsoft.net au format PDF est actuellement en cours d'élaboration.

Oui, il est possible de passer ultérieurement à la version complète à tout moment et sans problème.

 

La nouvelle plateforme SaaS basée sur le web permet de mettre à disposition le nouvel instrument interRAI HC Suisse. La version HC disponible jusqu'à présent sur la plateforme client/serveur ne sera pas disponible sur la nouvelle plateforme. 
Lors du passage à la plateforme SaaS, les client·e·s  HC existant·e·s  passeront donc à la nouvelle version d'interRAI HC.
 

interRAI LTCF a été adapté et traduit pour la Suisse. L'intégration dans RAIsoft.net est déjà terminée. Veuillez noter qu'interRAI LTCF ne sera disponible que sur la plateforme RAIsoft SaaS.

Les prix pour un passage à RAIsoft.net dépendent d'une part de la taille de l'institution (nombre de lits dans le secteur des soins de longue durée ou de personnes dans le secteur ambulatoire), et d'autre part de l'utilisation de l'étendue des fonctions (NH, LTCF, HC, ePDoc, interfaces). Des frais sont facturés par module et par interface pour la migration. Nous nous ferons un plaisir de vous proposer une offre correspondante.

Les frais annuels pour tous les produits en mode SaaS sont plus élevés que les frais annuels précédents d'une installation locale. Plusieurs raisons ont conduit à une augmentation des frais annuels: la technologie moderne, la plateforme est dorénavant gérée par BESA QSys, les mises à jour des applications (updates) sont incluses dans le prix, les frais plus élevés pour les partenaires de licence et autre. Nous vous soumettons volontiers une offre appropriée.

Contactez-nous via le formulaire en ligne et nous vous ferons une offre individuelle pour le changement.

Lors du passage à la plateforme SaaS, le fichier de licence n'est plus nécessaire, car le respect de l'utilisation de la licence convenue par contrat peut désormais être centralisé. Les gradations pour les licences annuelles sont désormais conçues par échelons de 10 jusqu'au nombre maximal requis (9999), de sorte que le nombre effectif de lits/personnes perd de son importance.

• interRAI : "inter" est la dénomination de l’aspect international des outils et de la communauté des chercheurs. Depuis la nouvelle génération des outils (2005), ils sont nommés « interRAI » (et non plus « RAI »).
• LTCF : signifie Long Term Care Facilities (établissements de soins de longue durée) et remplace l’ancien « NH » (=Nursing Home). C’est le nom utilisé à l’échelon international pour l’instrument d’évaluation utilisé pour les personnes vivant dans les institutions de soins de longue durée.
• Suisse : parce que l'instrument international contient des spécificités suisses. Par exemple, en ce qui concerne le financement ou les indicateurs de qualité médicaux.

• Avec le passage à interRAI, nous nous rapprochons de l’outil international original validé, tout en maintenant les spécificités suisses. En d’autres termes, une qualité d’application reconnue scientifiquement est garantie.
• Il y a quelques nouveaux items et les gradations dans les codages sont plus claires. L’objectif est de parvenir à une meilleure fiabilité. En d’autres termes, la pertinence de l’évaluation est très fiable.
• L’ensemble des différents instruments d’évaluation interRAI permet d’évaluer de manière identique des mêmes domaines thématiques dans différentes outils (core-items). Ainsi, le point « Bain, douche » est présent aussi bien dans l’interRAI Community Mental Health Suisse (point H2h), que dans l’interRAI Home Care Suisse (point G2a), et dans l’interRAI LTCF Suisse (point H1a). Ainsi, un même aspect sera évalué de la même manière, indépendamment de l’instrument.
• Les CAPs (Clinical Assessment Protocols) et les échelles des instruments interRAI sont mieux adaptés aux connaissances spécialisées actuelles. Au cours des prochaines années, les échelles et les CAPs seront mis à jour par un groupe de chercheurs internationaux et les manuels suisses seront adaptés en conséquence. • Les nombreuses échelles sont un grand avantage de l’interRAI. Celles-ci permettent d’améliorer les explications cliniques.
• La phase de documentation se réduira de sept jours à trois jours selon les normes internationales.

• Avec l'« évaluation interRAI LTCF Suisse », des adaptations de l'algorithme actuel des groupes de charge en soins sont également nécessaires, car la période d'observation a été partiellement modifiée, certains items ont été gradués différemment et d'autres items ont été complètement supprimés resp. remplacés.
• Cependant, la majeure partie du mécanisme des groupes de degrés de soins existant reste identique resp. peut être défini de manière pratiquement identique dans l’interRAI LTCF Suisse (en particulier l’indice CPS, indice AVQ de 4 à 18, les définitions des groupes principaux).

• Certains cantons ont décidé d'un passage généralisé au LTCF à une date de référence, d'autres ont autorisé le LTCF parallèlement au RAI-NH. Dans quelques cantons RAI, LTCF n'est pas encore disponible. Vous trouverez ici la situation actuelle
• Sur RAIsoft.net, « interRAI LTCF Suisse » a été mis à disposition depuis 2023. La migration préalable vers RAIsoft.net est une condition obligatoire pour l'introduction d'interRAI LTCF. Environ 30% de nos clients dans le secteur des EMS travaillent déjà avec LTCF.

Cette abréviation signifie Day & Night (accueil de jour et de nuit).

DN est un modèle de financement et de documentation spécialement développé pour la Suisse en 2015. Avec le passage à interRAI LTCF, le DN suisse a également été adapté au LTCF. Le DN LTCF ne fait pas partie des instruments interRAI, mais il reste reconnu en Suisse et peut continuer à être mis en pratique.

L'institution doit remplir les conditions légales selon l'art. 39 al. 1 let. a-c de la LAMal et demander au préalable un numéro RCC pour l'utilisation du DN LTCF. La demande se fait via le site internet : www.sasis.ch

Les institutions ont besoin d'une autorisation spéciale pour exploiter des structures de jour et de nuit, ainsi que d'un mandat de prestations lorsque le canton le prévoit.

Si l'institution est située dans un canton où seul BESA est autorisé comme instrument d'évaluation des soins requis, une décision du gouvernement cantonal est généralement requise

Si vous n'avez pas de connaissances en matière de NH/LTCF, il est recommandé de suivre au préalable une formation de coordinateur∙trice LTCF afin de bien comprendre le contexte. Il est également possible de suivre un coaching spécifique sur place ou en ligne.

Si l'établissement utilise déjà le RAI-NH/interRAI LTCF, une mise à jour du RAIsoft avec la licence DN sera nécessaire. La licence peut alors nécessiter une mise à niveau concernant le nombre de places DN.

• Installation du logiciel RAIsoft y compris l'instruction sur place (si nouveau) ou en ligne
• Mise à jour du logiciel RAIsoft avec extension DN (si RAIsoft disponible)
• Participation à un atelier DN (4 heures) sur place ou en ligne

Vous pouvez demander une consultation directement via le formulaire en ligne.

• Introduction du RAI DN LTCF dans votre institution
• Formation d'une demi-journée sur le DN LTCF (si aucune connaissance) en ligne ou sur place
• Session en ligne de deux heures pour clarifier les questions en présence de bonnes connaissances préalables
• Coaching thématique sur site avec plusieurs participant∙e∙s (en cas de peu de connaissances préalables ou de désir de mise à jour des connaissances)
• Clarification de questions individuelles via l'Infoline de BESA QSys AG

Les résidents DN ne peuvent pas figurer dans le rapport des jours de soins du RAIsoft et la saisie en continu des admissions, des sorties et des réadmissions prendrait trop de temps. Nous recommandons donc la solution suivante pour les hôtes de jour:

• Définissez une unité de soins distincte pour les hôtes DN dans le RAIsoft.
• Saisissez tous les résident∙e∙s DN dans cette unité, sans représenter l'utilisation temporelle.
• Exclure l’unité de soins avec les hôtes DN lors de la création du rapport sur les jours de soins et, si nécessaire pour les statistiques, prendre en compte manuellement les jours de soins pour l’unité de soins DN.

Actuellement, le CP2010 est utilisé dans les établissements médico-sociaux (EMS) suisses. Dans les cantons qui autorisent aussi bien l’emploi du système BESA que du système RAI, une " version calibrée " des deux systèmes est appliquée. Celle-ci contient une réduction linéaire de 8.45 % des minutes de soins BESA.

Avec l’indice RAI 2016, le calibrage des deux systèmes peut être supprimé. BESA Care a informé les cantons concernés, en décembre 2016 déjà, qu’une introduction de l’indice RAI 2016 doit avoir comme conséquence la suppression du calibrage du CP2010. Le canton d’Argovie a procédé de cette manière en janvier 2019, d’autres cantons planifient actuellement cette suppression du calibrage.

En juillet 2019, les modifications de l’OPAS ont été publiées. Celles-ci entreront en vigueur en janvier 2020 (avec une phase de transition allant jusqu’à la fin 2021). Selon les exigences relatives aux instruments d’évaluation des besoins en soins qui y figurent, les niveaux de soins BESA devront correspondre aux prestations de soins effectivement données (selon des mesures de temps) (OPAS art. 8b al. 2).

C’est pour répondre à ces exigences que BESA Care a développé le CP2020.

Le nouveau Catalogue de prestations BESA a été développé pour répondre aux exigences relatives aux instruments d’évaluation des besoins en soins édictées par l’OFSP. Au plus tard au début 2022, le résultats fournis par le catalogue de prestations devront correspondre aux mesures de temps pour chaque niveau. BESA QSys a utilisé les données récoltées dans les mesures de temps CURAtime effectuées entre 2017 et 2019, puis les a analysées en collaboration avec le bureau d'études de politique du travail et de politique sociale BASS. Il en est ressorti que la structure des items, les minutes de soins et les fréquences du CP2010 correspondaient aux résultats des mesures. Pour répondre aux exigences de l’OFSP, le calibrage doit obligatoirement être supprimé. En plus, des adaptations ont été nécessaires sur les prestations transverses et sur le facteur de participation du résident.

Au minimum, le calibrage du CP2010 doit être supprimé. Les cantons concernés peuvent prendre contact avec BESA QSys, afin de planifier ceci. De plus, BESA QSys préconise à ces cantons, de prévoir l’introduction du CP2020 à la prochaine échéance possible.

La suppression du calibrage engendrera une hausse de 8,45% des résultats en minutes de soins précédemment obtenus. Avec l’introduction effective du CP2020 de légères augmentations des niveaux de soins peuvent apparaître, ceci en fonction du Casemix des résident.es. L’argument principal en faveur du CP2020 réside dans le fait que les prestations de soins effectivement données seront mieux considérées, ainsi la répartition des niveaux de soins dans un EMS sera plus exacte.

L’indice RAI 2016 a été introduit dans le canton de Soleure et une caisse d’assurance maladie a contesté cette décision. Le Tribunal fédéral a à présent confirmé que les cantons sont libres de décider des versions des instruments d’évaluation des besoins en soins qui sont utilisées sur leur territoire. Cependant, dès 2022, toutes les versions en application dans les cantons devront répondre aux exigences relatives aux instruments d’évaluation des besoins en soins.

BESA QSys s’est basé sur une quantité importante de données (plus de 1200 saisies CURAtime dans 23 institutions) pour définir les adaptations du CP2020. Les experts du bureau d'études de politique du travail et de politique sociale BASS en ont testé la méthodologie. Toutefois, il n’est pas encore clairement défini au niveau national, si CURAtime sera reconnu comme méthodologie pour l’analyse des activités. Un groupe de travail regroupant les fournisseurs de prestations, les cantons et les assureurs se penchent actuellement sur la question. Nous restons confiant sur le fait que CURAtime sera reconnu comme tel, notamment car l’outil est très répandu dans le domaine des soins de longue durée. Développer une alternative à cet outil et procéder à de nouvelles analyses dans les institutions serait cher et chronophage.