Für Kund/-innen, die ein Angebot erhalten und dieses bereits bestätigt haben: Sie müssen nichts weiter tun, unser IT-Team wird selbstständig mit Ihnen Kontakt aufnehmen und einen Termin für den Wechsel vereinbaren.

Für Kund/-innen, die ein Angebot erhalten haben, die Bestätigung jedoch noch aussteht: Bitte antworten Sie an unsere Administration direkt an cca@besaqsys.ch und bestätigen Sie, dass Sie auf RAIsoft.net / ePDoc migrieren wollen. Sie erhalten daraufhin entweder direkt den neuen Vertrag oder – falls sich die Konditionen inzwischen geändert haben – nochmals ein aktualisiertes Angebot und können dieses danach per E-Mail bestätigen. Teilen Sie uns, wenn möglich auch gleich mit, per wann Sie umstellen möchten.

Für Kund/-innen, die noch kein Angebot angefordert haben: Bitte fragen Sie für ein Angebot zur Migration auf unsere Webversion. Hilfreich ist, wenn Sie dabei gleich die aktuelle Bettenzahl respektive Zahl der Tagesgäste angeben, da das Angebot auf Basis dieser Angaben erstellt wird.

Eine Migration erfolgt grob nach folgendem Ablauf, unterteilt in 3 Phasen:

Vorbereitung

1. Der Kunde oder die Kundin fragt über das Onlineformular ein Angebot an. BESA QSys erstellt dem Kunden ein schriftliches Angebot, welches als PDF via E-Mail zugestellt wird.
2. Der Kunde oder die Kundin bestätigt das Angebot formell (eine Antwort per E-Mail reicht aus).
3. Unser IT-Team kontaktiert den Kunden oder die Kundin um die Details (unter anderem den Zeitpunkt für die Umstellung und den Namen der künftigen SaaS-Website) abzustimmen und allfälligen Zusatzbedarf für Schulungen einzuplanen.
4. Unser IT-Team leitet die Bereitstellung der SaaS-Kundenwebseite ein und plant die übrigen Umstellungsarbeiten ein.

Durchführung:

In der Regel wird die Migration am späteren Nachmittag gestartet und ist Mitte bis Ende des Folgetages abgeschlossen (bei Kund/-innen mit ePDoc ist ein Tag zusätzlich einzuplanen). Während dieser Zeit ist das bisherige System im Nur-Lese Zustand weiterhin verfügbar, die Schnittstellen übermitteln aber auch keine Daten während dieser Zeit. Bei Bedarf erfolgt die Umstellung auch an einem Wochenende.

1. Zum vereinbarten Zeitpunkt wird das System des Kunden oder der Kundin in einen Nur-Lese Modus versetzt, damit die Daten migriert werden können.
2. Unser IT-Team, führt die Migration der Daten und die Bereitstellung auf der SaaS-Kundenwebsite durch. 
3. Allfällige Schnittstellen werden ebenfalls umgestellt.
4. Verschiedene Tests zur Anwendung und den Schnittstellen werden durchgeführt.
5. Die SaaS-Kundenwebsite wird freigegeben für den Kunden oder die Kundin

 Start mit dem neuen System:

1. BESA QSys stellt den Kund/-innen kostenlos Videoinhalte zur Verfügung, mit deren Hilfe die Neuerungen des Systems erläutert werden und der Umstieg auf die SaaS Plattform erfolgen kann. Bei Bedarf können auch zusätzliche Schulungen (Online oder vor Ort) gegen Aufpreis organisiert werden.
2. Die Anwender/-innen des Kunden oder der Kundin informieren Sich über die Videoinhalte selbständig über die neue SaaS Plattform.
3. Die für RAI und/oder ePDoc verantwortliche Person überprüft die bereitgestellte Umgebung auf Vollständigkeit und nimmt diese formell ab.
4. Nach der Umstellung steht dem Kunden oder der Kundin die übliche Supportadresse support@besaqsys.ch zur Verfügung zur Meldung von nachträglich aufgetauchten Problemen.
5. Der Kunde oder die Kundin erhält die Schlussabrechnung für die geleisteten Umstellungsarbeiten gemäss Offerte sowie das Upgrade auf das neue Lizenzmodell.

Heute speichert jede Institution ihre Daten in der Regel in einer eigenen Datenbank ab. Für Firmengruppen oder Institutionen unter einer gemeinsamen Trägerschaft besteht beim Übergang auf RAIsoft.net die Möglichkeit, die Daten auf eine zentrale Datenbank zusammen zu führen. Die wesentlichen Vorteile einer zentralen Datenbank sind:

• Möglichkeit zur zentralen Benutzerverwaltung über alle Standorte
• Möglichkeit zur standortübergreifenden Auswertung über alle Standorte direkt aus der Anwendung.
• Über Rollen und Berechtigungen kann trotzdem jedem Standort nur seine eigenen Bewohner/-innen respektive Auswertungen zugänglich gemacht werden.

Die Zusammenführung der Datenbanken erfolgt vor der Migration. Dies reduziert die Aufwände und den Zeitbedarf für die eigentliche Migration. Die Kosten für die vorgängige Zusammenführung der Daten werden gesondert angeboten. Wir kontaktieren alle Firmengruppen und Trägerschaften mit mehreren Institutionen im Vorfeld proaktiv zur Klärung dieser Frage.

Es existieren verschiedene Angebote zur Befähigung der Anwender/-innen

• Eine Dashboard-Tour erklärt für neu angelegte Benutzer/-innen die grundlegende Navigation
• Videos im Kundenportal erklären die Bedienung jeder eigenen Funktion
• Die Handbuch-Inhalte zum Ausfüllen einer Beurteilung sind im jeweiligen Schritt elektronisch verfügbar Ein Handbuch zu RAIsoft.net als PDF ist derzeit in Arbeit

Die bisherigen Admin-Schnittstellen A und B (Abrechnungs- und Bewohnerdaten) sowie die Schnittstelle zu einer Pflegedokumentationslösung (PDok) sind inhaltlich unverändert verfügbar. Zwecks Angleichung innerhalb vom Produktportfolio werden die AB-Schnittstellen neu gesondert aufgeführt und verrechnet. Die C-Files Schnittstelle (Rückführung Abwesenheiten) ist nicht mehr verfügbar, da sie von den Kund/-innen bislang nicht nachgefragt wurde.

Was sind die Unterschiede zu heute?

Für die Kommunikation mit der SaaS-Plattform stellen wir entsprechende lokal zu installierende Dienste zur Verfügung. Aus Sicht der Drittsoftware-Anbieter bleibt technisch alles wie bisher.

Wie ist die Funktionsweise der neuen Schnittstellen?

RAIsoft: Drittanbieter schreiben wie bisher in Textfiles oder Datenbanktabellen. Unsere neuen Dienste stellen den Daten-Transfer von und zur Saas-Plattform sicher.

Die Schnittstelle ePDoc Admin (Stammblatt) wurde zusammengeführt mit der Adminschnittstelle von RAIsoft und ist nicht mehr als eigene Auftragsposition ausgewiesen. Die Spezialschnittstellen Barcomed (Medikamentenabrechnung), Mobility Monitor (Momo) sowie Leistungsplanung sind in Planung/Entwicklung, Medifilm (Medikamentenblisterung) wird neu konzipiert.

Was sind die Unterschiede zu heute?

Die Schnittstellen basieren auf derselben SaaS-Plattform wie RAIsoft. Aus Sicht der Drittsoftware-Anbieter sind ebenfalls keine Änderungen zu erwarten.

Wie ist die Funktionsweise der neuen Schnittstellen?

Technische Details zu den Schnittstellen Barcomed, Momo und Medifilm werden zurzeit ausgearbeitet, nähere Informationen folgen.

Die Preise für einen Wechsel auf RAIsoft.net sind einerseits abhängig von der Grösse der Institution (Bettenzahl im Langzeitbereich resp. Personen im ambulanten Bereich), andererseits von der Nutzung des Funktionsumfangs (NH, LTCF, HC, ePDok, Schnittstellen). Pro Modul und pro Schnittstelle wird eine Gebühr für die Migration erhoben. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein entsprechendes Angebot.

Die Jahresgebühren für alle Produkte auf SaaS sind höher als die bisherigen Jahresgebühren einer Installation vor Ort. Verschiedene Gründe haben zu einer Erhöhung der Jahresgebühren geführt: Die moderne Technologie, die Plattform wird neu durch BESA QSys betrieben, die Aktualisierungen der Anwendungen (Updates) sind im Preis enthalten, höhere Abgaben an Lizenzpartner u.a.m. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein entsprechendes Angebot. Nutzen Sie hierfür bitte das Onlineformular.

Melden Sie sich Onlineformular und wir stellen Ihnen ein individuelles Angebot für den Umstieg zusammen. 

Beim Übergang auf die SaaS-Plattform entfällt das Lizenzfile, da die Einhaltung der vertraglich vereinbarten Lizenznutzung neu zentral überprüft werden kann. Die Abstufungen für die Jahreslizenzen sind neu in 10er Schritten ausgestaltet bis hin zur maximal erforderlichen Anzahl (9999), so dass die effektive Anzahl Betten/Personen an Wichtigkeit verliert.

Im Juli 2019 wurden die KLV-Anpassungen bekanntgegeben, welche ab Januar 2020 in Kraft getreten sind (mit einer verlängerten Übergangsfrist bis Ende 2023). Gemäss den darin enthaltenen Mindestanforderungen an die Bedarfsermittlungsinstrumente muss zukünftig jede Pflegestufe den tatsächlich erbrachten Pflegeleistungen gemäss Zeitmessungen entsprechen (KLV Art. 8b Absatz 2). Um diese Anforderung zu erfüllen, hat BESA Care (heute BESA QSys) den BESA Leistungskatalog 2020 (BESA LK2020) entwickelt, welcher seit Januar 2021 in einem ersten Kanton eingeführt wurde und seither in zahlreichen Kantonen zum Einsatz kommt.

Im Frühling 2021 haben BESA Care und Q-Sys (heute BESA QSys) Online-Informationsveranstaltungen für Vertreter-/innen der kantonalen Behörden, der CURAVIVA Kantonalverbände und der Krankenversicherer durchgeführt, um unter anderem über den BESA LK2020 und den RAI CH-Index 2016 zu informieren.

In Kantonen, in denen sowohl das BESA- wie auch das RAI-System im Einsatz stehen, wurde der BESA Leistungskatalog 2010 in einer gegenüber früheren RAI-Versionen kalibrierten Version eingesetzt, also mit einer linearen Kürzung der Pflegeminuten um 8.45%. Mit Einführung des RAI-CH-Index 2016 wird diese Kalibrierung hinfällig und wir empfehlen Kantonen, die den RAI-CH-Index 2016 einführen, gleichzeitig auch die lineare Kürzung des BESA LK2010 aufzuheben oder direkt auf den BESA LK2020 zu wechseln. Aufgrund der eingangs erwähnten KLV-Änderung empfehlen wir allen Institutionen auf die neuesten Instrumentenversionen des jeweiligen Systems zu wechseln und dies bis spätestens zum Ablauf der Übergangsfrist (Ende 2023, bzw. 1.1.2024).
 

Die sogenannten «Mindestanforderungen» sind in KLV Art 8b formuliert und am 1. Januar 2020 in Kraft getreten. Nebst der Abgrenzung der enthaltenen Leistungen nach KLV Art. 7 Absatz 2 geht es darin insbesondere darum, dass sich die Instrumente auf in der Schweiz durchgeführte, repräsentative und wissenschaftliche Zeitstudien stützen müssen. Die Zeitstudien müssen auf einer schweizweit einheitlichen, von Versicherern, Leistungserbringern und Kantonen gemeinsam vereinbarten Methodik beruhen. Um die Einigung bezüglich Zeitstudien-Methodik zu erreichen, wurde von CURAVIVA Schweiz eine nationale Arbeitsgruppe, bestehend aus Vertretern dieser 3 Gruppen, ins Leben gerufen.

BESA QSys stützt sich bis auf Weiteres auf die bestehenden und bewährten CURAtime-Zeitstudien, der besten verfügbaren Datengrundlage, sofern von der nationalen Arbeitsgruppe nichts Anderes entschieden wird.

Der neue BESA Leistungskatalog wurde entwickelt, um die in KLV Art. 8b formulierten Mindestanforderungen an die Bedarfsklärungsinstrumente des Bundesamtes für Gesundheit zu erfüllen. BESA QSys hat über 1200 CURAtime-Zeitmessungen aus den Jahren 2017-2019 bei 23 Institutionen aus 8 verschiedenen Kantonen als Datengrundlage genommen und in Zusammenarbeit mit Experten des Büro für arbeits- und sozialpolitische Studien (BASS) mathematische Anpassungen am BESA Leistungskatalog erarbeitet. BESA QSys bedankt sich an dieser Stelle bei allen Kund/-innen, die bereit waren, ihre Daten aus den CURAtime-Zeitstudien mit uns zu teilen. Es hat sich bestätigt, dass die Itemstruktur und die den Leistungsitems hinterlegten Pflegeminuten und Häufigkeiten im BESA LK2010 nach wie vor stimmen. Um die Mindestanforderungen des BAG zu erfüllen, wurde die lineare Kürzung aufgehoben und mathematische Anpassungen an den Querschnittleistungen und Mitwirkungsfaktor vorgenommen.
 

Der BESA Leistungskatalog LK2020 wurde auf der Basis von aktuellen, repräsentativen CURAtime-Zeitstudien entwickelt. Es konnte bestätigt werden, dass die Struktur des BESA LK2010 und die den Leistungsitems hinterlegten Normminutenwerte nach wie vor gut stimmen. Um die KLV-Mindestanforderungen zu erfüllen, mussten daher nur auf mathematischer Ebene Anpassungen gemacht werden. Dazu wurden verschiedene mathematische Modelle geprüft.

Es konnte aufgezeigt werden, dass mit folgenden Anpassungen, die geforderte Übereinstimmung mit Zeitstudien erreicht werden kann: Aufhebung der linearen Kürzung, Anpassung der Verteilung der Querschnittsleistungen und Anpassungen an der Abstufung des sog. Mitwirkungsfaktors der Bewohner/-innen. Die mathematischen Anpassungen wurden in Zusammenarbeit mit dem Büro BASS in Bern gemacht. (Der Bericht, der im Rahmen dieser Zusammenarbeit erstellt wurde, steht den Mitgliedern der nationalen Arbeitsgruppe Zeitstudien-Methodik zur Verfügung.)
 

Da die Struktur des BESA LK und die Items gleich sind, ist die Anwendung des BESA LK2020 gleich wie beim bewährten BESA LK2010. Eine der Anpassungen ist die feinere mathematische Abstufung des sogenannten Mitwirkungsfaktors der Bewohner/-innen.

Die sichtbarste Änderung beim Wechsel vom BESA LK2010 auf den BESA LK2020 ist bei den Querschnittsleistungen zu beobachten. Die Aufhebung der linearen Kürzung von 8.45%, welche bisher auf die Querschnittsleistungen angewandt wurde, führt zu Veränderungen in den Minutenwerten im Massnahmenpaket 6. So sind im BESA LK2020 keine Minuswerte bei den Querschnittsleistungen mehr möglich. Auch die Verteilung der Querschnittsleistungen wurde angepasst.

Diese mathematischen Anpassungen wurden vorgenommen, damit der BESA LK2020 als Pauschalleistungsinstrument die KLV-Pflegestufen von 1-12 im Vergleich zu Zeitstudien korrekt abbildet. Auch bei gleichbleibenden Leistungen ist mit einer Änderung in den Minutenwerten zu rechnen, wenn vom BESA LK2010 auf den BESA LK2020 gewechselt wird.

BESA QSys empfiehlt grundsätzlich die Einführung des BESA LK2020, um die in der KLV neu formulierten Mindestanforderungen zu erfüllen. Wir empfehlen zudem, frühzeitig mit BESA QSys Kontakt aufzunehmen, um die Umstellung gemeinsam planen zu können. Wir benötigen eine Vorlaufzeit von rund 3 Monaten, um die Umstellung garantieren zu können. Die Anfragen werden in chronologischer Reihenfolge nach Eingang bearbeitet.

Kantonen, in denen sowohl BESA als auch RAI im Einsatz sind, empfehlen wir dringend eine parallele Einführung des BESA LK2020 und des RAI Index 2016. Somit werden die KLV Leistungen im Kanton für alle Institutionen gleichermassen entgolten.

Sollte es aufgrund der terminlichen Frist nicht mehr möglich sein, auf den BESA LK2020 zu wechseln, empfehlen wir zumindest die Aufhebung der linearen Kürzung. Dies ist je nach Anzahl der gleichzeitigen Anfragen auch kurzfristig möglich. Die Priorisierung erfolgt auch hier chronologisch nach Eingang der Anfragen. (Die Kantone wurden bereits im Jahr 2016 informiert, dass bei einer kantonalen Einführung des RAI-Index 2016, die Aufhebung der linearen Kürzung des BESA LK2010 aus unserer Sicht zwingend ist.)

Kantone, die sich gerne ein Bild über die Auswirkung der Aufhebung der linearen Kürzung oder der Einführung des BESA LK2020 machen möchten, können sich an BESA QSys (info@besaqsys.ch) wenden für eine kantonsspezifische Evaluation.
 

Die Anpassung am BESA LK2020 mit der grössten Auswirkung ist die Aufhebung der linearen Kürzung von 8.45%. Ist die Aufhebung der linearen Kürzung bereits für den BESA LK2010 erfolgt, kann es mit der Umstellung auf den BESA LK2020 nochmals zu einer leichten Änderung der Pflegeminuten kommen, abhängig vom Casemix der Bewohner/-innen. Das Hauptargument für den BESA LK2020 ist, dass die mit diesem Leistungskatalog ausgewiesenen Pflegeleistungen den tatsächlich erbrachten Pflegeleistungen gemäss repräsentativen CURAtime-Zeitstudien entsprechen.
 

Gemäss dem Bundesgerichtsentscheid vom 7. Oktober 2019 liegt der Entscheid über das oder die eingesetzten Pflegebedarfsklärungsinstrument(e) in der Verantwortung und Zuständigkeit der Kantone. Pflegeinstitutionen müssen sich nach dieser kantonalen Entscheidung richten.

Im Kanton Solothurn wurde der RAI Index 2016 eingeführt und ein Krankenversicherer hat dagegen geklagt. Nun hat das Bundesgericht bestätigt, dass die Kantone in der Einführung von kantonalen Versionen der Bedarfsklärungssysteme frei sind. Ab Ablauf der KLV-Übergangsfrist müssen diese Versionen aber die neuen nationalen Mindestanforderungen an die Bedarfsklärungsinstrumente erfüllen.
 

Die Einführung erfolgt im Anschluss an den kantonalen Entscheid jeweils entweder auf den 1. Januar oder den 1. Juli. Damit die Einführung bei den Kund/-innen per gewünschtem Stichtag erfolgen kann, wird der kantonale Entscheid mit einem Vorlauf von drei Monaten vorausgesetzt. Der Kanton Schaffhausen hat als erster Kanton den BESA LK2020 auf den 1. Januar 2021 eingeführt. Im Jahr 2022 folgten die Kantone Zürich, Zug und Schwyz. Im Kanton St. Gallen wird der BESA LK2020 ab dem 1. Januar 2022 etappenweise eingeführt.
 

Wie eingangs erwähnt, hat BESA QSys die Anpassungen im BESA LK2020 auf einer breiten Datengrundlage (mehr als 1200 CURAtime-Erhebungen in 23 Institutionen) ermittelt. Externe Experten des Büro für arbeits- und sozialpolitische Studien (BASS) haben dazu einen entsprechenden Bericht verfasst. Gemäss KLV Art 8b Ziffer 2 muss die Zeitstudien-Methodik schweizweit einheitlich und von Versicherern, Leistungserbringen und Kantonen gemeinsam vereinbart werden. Dazu wurde eine nationale Arbeitsgruppe mit Vertretern dieser 3 Stakeholder sowie CURAVIVA Schweiz ins Leben gerufen. Noch wurde nicht bestätigt, dass CURAtime als Zeitstudien-Methodik akzeptiert wird. Allerdings sind CURAtime-Zeitstudien im Moment in der Langzeitpflege weit verbreitet und bewährt. Sowohl der BESA LK2020 wie auch der RAI-Index 2016 stützen sich auf CURAtime-Daten. Eine Alternative zu CURAtime zu entwickeln und in den Institutionen neue Messungen durchzuführen, wäre sehr teuer und zeitaufwändig. Selbst wenn neue Zeitstudien gemacht werden müssten, ändert das aus Sicht von BESA QSys nichts daran, dass die Entscheidung über die eingesetzten Systemversionen bei den Kantonen bleibt und aktuell der BESA LK2020 die tatsächlich erbrachten Leistungen am besten abbilde.

Ja, der BESA LK2020 bildet die Pflegestufen im Vergleich zu Echtzeitmessungen besser ab. Nachdem bereits im BESA LK2010 die psychogeriatrischen Leistungen besser abgebildet werden konnten, können nun mit dem BESA LK2020 aufgrund der wegfallenden linearen Kürzung sowie weiteren Anpassungen die KLV-pflichtigen Pflegeleistungen noch adäquater abgerechnet werden.

Nachdem der Stichtag für die Umstellung festgelegt wurde, ist darauf zu achten, dass an diesem Datum keine Erhebungen «in Bearbeitung» sind. Am Stichtag selbst erstellt das BESA System automatisch für alle abgeschlossenen LK2010 der aktiven Bewohnerdossiers eine Erhebung mit dem BESA LK2020 und berechnet die neue Pflegestufe. Der bestehende Erhebungsrhythmus bleibt dabei erhalten. Es ist also ausreichend, ab dem Stichtag die aktuellen Bedarfsmeldungen über den üblichen Prozess den Versicherern zuzustellen.