Für Kund/-innen, die ein Angebot erhalten und dieses bereits bestätigt haben: Sie müssen nichts weiter tun, unser IT-Team wird selbstständig mit Ihnen Kontakt aufnehmen und einen Termin für den Wechsel vereinbaren.

Für Kund/-innen, die ein Angebot erhalten haben, die Bestätigung jedoch noch aussteht: Bitte antworten Sie an unsere Administration direkt an cca@besaqsys.ch und bestätigen Sie, dass Sie auf RAIsoft.net / ePDoc migrieren wollen. Sie erhalten daraufhin entweder direkt den neuen Vertrag oder – falls sich die Konditionen inzwischen geändert haben – nochmals ein aktualisiertes Angebot und können dieses danach per E-Mail bestätigen. Teilen Sie uns, wenn möglich auch gleich mit, per wann Sie umstellen möchten.

Für Kund/-innen, die noch kein Angebot angefordert haben: Bitte fragen Sie für ein Angebot zur Migration auf unsere Webversion. Hilfreich ist, wenn Sie dabei gleich die aktuelle Bettenzahl respektive Zahl der Tagesgäste angeben, da das Angebot auf Basis dieser Angaben erstellt wird.

Eine Migration erfolgt grob nach folgendem Ablauf, unterteilt in 3 Phasen:

Vorbereitung

1. Der Kunde oder die Kundin fragt über das Onlineformular ein Angebot an. BESA QSys erstellt dem Kunden ein schriftliches Angebot, welches als PDF via E-Mail zugestellt wird.
2. Der Kunde oder die Kundin bestätigt das Angebot formell (eine Antwort per E-Mail reicht aus).
3. Unser IT-Team kontaktiert den Kunden oder die Kundin um die Details (unter anderem den Zeitpunkt für die Umstellung und den Namen der künftigen SaaS-Website) abzustimmen und allfälligen Zusatzbedarf für Schulungen einzuplanen.
4. Unser IT-Team leitet die Bereitstellung der SaaS-Kundenwebseite ein und plant die übrigen Umstellungsarbeiten ein.

Durchführung:

In der Regel wird die Migration am späteren Nachmittag gestartet und ist Mitte bis Ende des Folgetages abgeschlossen (bei Kund/-innen mit ePDoc ist ein Tag zusätzlich einzuplanen). Während dieser Zeit ist das bisherige System im Nur-Lese Zustand weiterhin verfügbar, die Schnittstellen übermitteln aber auch keine Daten während dieser Zeit. Bei Bedarf erfolgt die Umstellung auch an einem Wochenende.

1. Zum vereinbarten Zeitpunkt wird das System des Kunden oder der Kundin in einen Nur-Lese Modus versetzt, damit die Daten migriert werden können.
2. Unser IT-Team, führt die Migration der Daten und die Bereitstellung auf der SaaS-Kundenwebsite durch. 
3. Allfällige Schnittstellen werden ebenfalls umgestellt.
4. Verschiedene Tests zur Anwendung und den Schnittstellen werden durchgeführt.
5. Die SaaS-Kundenwebsite wird freigegeben für den Kunden oder die Kundin

 Start mit dem neuen System:

1. BESA QSys stellt den Kund/-innen kostenlos Videoinhalte zur Verfügung, mit deren Hilfe die Neuerungen des Systems erläutert werden und der Umstieg auf die SaaS Plattform erfolgen kann. Bei Bedarf können auch zusätzliche Schulungen (Online oder vor Ort) gegen Aufpreis organisiert werden.
2. Die Anwender/-innen des Kunden oder der Kundin informieren Sich über die Videoinhalte selbständig über die neue SaaS Plattform.
3. Die für RAI und/oder ePDoc verantwortliche Person überprüft die bereitgestellte Umgebung auf Vollständigkeit und nimmt diese formell ab.
4. Nach der Umstellung steht dem Kunden oder der Kundin die übliche Supportadresse support@besaqsys.ch zur Verfügung zur Meldung von nachträglich aufgetauchten Problemen.
5. Der Kunde oder die Kundin erhält die Schlussabrechnung für die geleisteten Umstellungsarbeiten gemäss Offerte sowie das Upgrade auf das neue Lizenzmodell.

Heute speichert jede Institution ihre Daten in der Regel in einer eigenen Datenbank ab. Für Firmengruppen oder Institutionen unter einer gemeinsamen Trägerschaft besteht beim Übergang auf RAIsoft.net die Möglichkeit, die Daten auf eine zentrale Datenbank zusammen zu führen. Die wesentlichen Vorteile einer zentralen Datenbank sind:

• Möglichkeit zur zentralen Benutzerverwaltung über alle Standorte
• Möglichkeit zur standortübergreifenden Auswertung über alle Standorte direkt aus der Anwendung.
• Über Rollen und Berechtigungen kann trotzdem jedem Standort nur seine eigenen Bewohner/-innen respektive Auswertungen zugänglich gemacht werden.

Die Zusammenführung der Datenbanken erfolgt vor der Migration. Dies reduziert die Aufwände und den Zeitbedarf für die eigentliche Migration. Die Kosten für die vorgängige Zusammenführung der Daten werden gesondert angeboten. Wir kontaktieren alle Firmengruppen und Trägerschaften mit mehreren Institutionen im Vorfeld proaktiv zur Klärung dieser Frage.

Es existieren verschiedene Angebote zur Befähigung der Anwender/-innen

• Eine Dashboard-Tour erklärt für neu angelegte Benutzer/-innen die grundlegende Navigation
• Videos im Kundenportal erklären die Bedienung jeder eigenen Funktion
• Die Handbuch-Inhalte zum Ausfüllen einer Beurteilung sind im jeweiligen Schritt elektronisch verfügbar Ein Handbuch zu RAIsoft.net als PDF ist derzeit in Arbeit

Das elektronische Patientendossier (EPD) ist eine Sammlung persönlicher Dokumente mit Informationen rund um die Gesundheit der Bewohnerinnen und Bewohner. Über eine sichere Internetverbindung sind diese Informationen jederzeit abrufbar. Alters- und Pflegeheime sind ab 2022 verpflichtet, die Gesundheitsinformationen ihrer Bewohnerinnen und Bewohner im EPD zugänglich zu machen. Das Bundesgesetz über das elektronische Patientendossier regelt die Rahmenbedingungen für die Einführung und Verbreitung des elektronischen Patientendossiers. Nähere Informationen hierzu finden sie hier. Hilfreiche Empfehlungen sind auch bei CURAVIVA verfügbar.

Wir gehen aktuell davon aus, dass die EPD-Anbindung in einem ersten Schritt primär für Kund/-innen mit einer Pflegedokumentation relevant ist. Die Vorgabe ist der Austausch der behandlungsrelevanten Daten über das EPD, genauere Informationen finden Sie hier.

Wir schliessen uns der Empfehlung von CURAVIVA an die Institutionen an, in einem ersten Schritt nur die Minimalanforderungen zu erfüllen und das Webportal der Stammgemeinschaft zu nutzen. Bereits mit der aktuellen ePDoc Client-Version kann von den wichtigen «Berichten» einfach ein PDF erstellt und manuell über das Webportal ins EPD übermittelt werden. Trotz der Empfehlung werden wir mit der ePDoc Vollversion eine kostenpflichtige Option zur Tiefenintegration von ePDoc ins EPD anbieten. Die Nutzung dieser Option wird mittelfristig vor allem für mittlere und grosse Institutionen den Datenaustausch erleichtern. Die Preise werden sich entlang der Grösse eines Hauses bewegen. Wir suchen aktuell noch nach einem ePDoc Pilotbetrieb, der die Tiefenintegration zusammen mit uns angehen möchte. Bei Interesse melden Sie Sich bitte bei der Projektleitung.

interRAI LTCF wurde für die Schweiz angepasst und übersetzt. Die Integration in RAIsoft.net ist bereits abgeschlossen. Bitte beachten Sie, dass interRAI LTCF nur auf der RAIsoft SaaS-Plattform zur Verfügung stehen wird.

Die Preise für einen Wechsel auf RAIsoft.net sind einerseits abhängig von der Grösse der Institution (Bettenzahl im Langzeitbereich resp. Personen im ambulanten Bereich), andererseits von der Nutzung des Funktionsumfangs (NH, LTCF, HC, ePDok, Schnittstellen). Pro Modul und pro Schnittstelle wird eine Gebühr für die Migration erhoben. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein entsprechendes Angebot.

Die Jahresgebühren für alle Produkte auf SaaS sind höher als die bisherigen Jahresgebühren einer Installation vor Ort. Verschiedene Gründe haben zu einer Erhöhung der Jahresgebühren geführt: Die moderne Technologie, die Plattform wird neu durch BESA QSys betrieben, die Aktualisierungen der Anwendungen (Updates) sind im Preis enthalten, höhere Abgaben an Lizenzpartner u.a.m. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein entsprechendes Angebot. Nutzen Sie hierfür bitte das Onlineformular.

Melden Sie sich Onlineformular und wir stellen Ihnen ein individuelles Angebot für den Umstieg zusammen. 

Beim Übergang auf die SaaS-Plattform entfällt das Lizenzfile, da die Einhaltung der vertraglich vereinbarten Lizenznutzung neu zentral überprüft werden kann. Die Abstufungen für die Jahreslizenzen sind neu in 10er Schritten ausgestaltet bis hin zur maximal erforderlichen Anzahl (9999), so dass die effektive Anzahl Betten/Personen an Wichtigkeit verliert.

• interRAI: «inter» steht als Bezeichnung für die «Internationalität» der Instrumente und der Forscher-Community. Seit der neuen Instrumenten-Generation (2005) heissen die Instrumente jeweils «interRAI» (und nicht mehr «RAI»).
• LTCF: steht für Long-Term Care Facilities (=Langzeitpflege-Einrichtungen) und löst das bisherige «NH» (=Nursing Home) ab. Es ist die international benutzte Bezeichnung für das Instrument zur Abklärung der Menschen in Alters- und Pflegeheimen.
• Schweiz: weil das internationale Instrument Schweizer Spezifitäten enthält. Beispielsweise im Zusammenhang mit der Finanzierung oder den Medizinischen Qualitätsindikatoren.

• Mit der Umstellung auf interRAI kommen wir dem validierten internationalen Originalinstrument näher und die Schweizer Spezifitäten bleiben erhalten. Das heisst: Es gewährleistet eine wissenschaftlich anerkannte Anwendungsqualität.
• Es gibt einige neue Items und die Abstufungen bei den Kodierungen sind eindeutiger. Damit soll eine bessere Reliabilität erreicht werden. Das heisst: Die Aussagekraft des Assessments ist sehr zuverlässig.
• Die Sammlung der unterschiedlichen Assessmentinstrumente von interRAI ermöglicht gleiche Themenbereiche in verschiedenen Settings identisch abzuklären (Core-Items). So kommt das Item «Bad, Dusche» sowohl im interRAI Community Mental Health Schweiz (Item H2h) wie auch im interRAI Home Care Schweiz (Item G2a) und auch im zukünftigen interRAI LTCF Schweiz (Item H1a) vor. Somit wird Gleiches, unabhängig vom Setting, gleich abgeklärt.
• Die CAPs (Clinical Assessment Protocols) und Skalen der interRAI-Instrumente werden dem heutigen Fachwissen gerechter. In den nächsten Jahren werden die Skalen und CAPs von einer internationalen Forschergruppe aktualisiert und die Schweizer Handbücher entsprechend angepasst.
• Ein grosser Vorteil von interRAI sind die zahlreichen Skalen. Diese verbessern die Möglichkeiten, klinische Aussagen zu machen.
• Die Dokumentationsphase reduziert sich von sieben Tagen auf drei Tage gemäss internationalem Standard.

• Mit dem «interRAI LTCF Schweiz Assessment» sind auch Anpassungen des aktuellen Pflegeaufwandgruppen-Algorithmus erforderlich, weil sich die Beobachtungsperiode teilweise geändert hat, einzelne Items anders skaliert wurden und weitere Items ganz wegfielen bzw. durch andere ersetzt wurden.
• Der Grossteil des bestehenden Pflegeaufwandgruppen-Mechanismus bleibt allerdings gleich bzw. kann mit dem interRAI LTCF Schweiz praktisch identisch abgebildet werden (insbesondere CPS, ADL-Index von 4-18, Hauptgruppendefinitionen).
   

• Einzelne Kantone haben eine flächendeckende Umstellung auf LTCF per Stichtag beschlossen, andere Kantone haben LTCF parallel zu RAI-NH freigegeben. In wenigen RAI-Kantonen ist LTCF noch nicht zu gelassen. Hier finden Sie den aktuellen Stand 
• Auf RAIsoft.net wurde «interRAI LTCF Schweiz» seit 2023 zur Verfügung gestellt. Die vorgängige Migration auf RAIsoft.net ist für die Einführung von interRAI LTCF zwingende Voraussetzung. Circa 30% unserer Kund/-innen im Heimbereich arbeiten bereits mit LTCF.