FAQ

Für Kund/-innen, die ein Angebot erhalten und dieses bereits bestätigt haben: Sie müssen nichts weiter tun, unser IT-Team wird selbstständig mit Ihnen Kontakt aufnehmen und einen Termin für den Wechsel vereinbaren.

Für Kund/-innen, die ein Angebot erhalten haben, die Bestätigung jedoch noch aussteht: Bitte antworten Sie an unsere Administration direkt an cca@besaqsys.ch und bestätigen Sie, dass Sie auf RAIsoft.net / ePDoc migrieren wollen. Sie erhalten daraufhin entweder direkt den neuen Vertrag oder – falls sich die Konditionen inzwischen geändert haben – nochmals ein aktualisiertes Angebot und können dieses danach per E-Mail bestätigen. Teilen Sie uns, wenn möglich auch gleich mit, per wann Sie umstellen möchten.

Für Kund/-innen, die noch kein Angebot angefordert haben: Bitte fragen Sie für ein Angebot zur Migration auf unsere Webversion. Hilfreich ist, wenn Sie dabei gleich die aktuelle Bettenzahl respektive Zahl der Tagesgäste angeben, da das Angebot auf Basis dieser Angaben erstellt wird.

Eine Migration erfolgt grob nach folgendem Ablauf, unterteilt in 3 Phasen:

Vorbereitung

  1. Der Kunde oder die Kundin fragt über das Onlineformular ein Angebot an. BESA QSys erstellt dem Kunden ein schriftliches Angebot, welches als PDF via E-Mail zugestellt wird.
  2. Der Kunde oder die Kundin bestätigt das Angebot formell (eine Antwort per E-Mail reicht aus).
  3. Unser IT-Team kontaktiert den Kunden oder die Kundin um die Details (unter anderem den Zeitpunkt für die Umstellung und den Namen der künftigen SaaS-Website) abzustimmen und allfälligen Zusatzbedarf für Schulungen einzuplanen.
  4. Unser IT-Team leitet die Bereitstellung der SaaS-Kundenwebseite ein und plant die übrigen Umstellungsarbeiten ein.

Durchführung:

In der Regel wird die Migration am späteren Nachmittag gestartet und ist Mitte bis Ende des Folgetages abgeschlossen (bei Kund/-innen mit ePDoc ist ein Tag zusätzlich einzuplanen). Während dieser Zeit ist das bisherige System im Nur-Lese Zustand weiterhin verfügbar, die Schnittstellen übermitteln aber auch keine Daten während dieser Zeit. Bei Bedarf erfolgt die Umstellung auch an einem Wochenende.

  1. Zum vereinbarten Zeitpunkt wird das System des Kunden oder der Kundin in einen Nur-Lese Modus versetzt, damit die Daten migriert werden können.
  2. Unser IT-Team, führt die Migration der Daten und die Bereitstellung auf der SaaS-Kundenwebsite durch. 
  3. Allfällige Schnittstellen werden ebenfalls umgestellt.
  4. Verschiedene Tests zur Anwendung und den Schnittstellen werden durchgeführt.
  5. Die SaaS-Kundenwebsite wird freigegeben für den Kunden oder die Kundin

 Start mit dem neuen System:

  1. BESA QSys stellt den Kund/-innen kostenlos Videoinhalte zur Verfügung, mit deren Hilfe die Neuerungen des Systems erläutert werden und der Umstieg auf die SaaS Plattform erfolgen kann. Bei Bedarf können auch zusätzliche Schulungen (Online oder vor Ort) gegen Aufpreis organisiert werden.
  2. Die Anwender/-innen des Kunden oder der Kundin informieren Sich über die Videoinhalte selbständig über die neue SaaS Plattform.
  3. Die für RAI und/oder ePDoc verantwortliche Person überprüft die bereitgestellte Umgebung auf Vollständigkeit und nimmt diese formell ab.
  4. Nach der Umstellung steht dem Kunden oder der Kundin die übliche Supportadresse support@besaqsys.ch zur Verfügung zur Meldung von nachträglich aufgetauchten Problemen.
  5. Der Kunde oder die Kundin erhält die Schlussabrechnung für die geleisteten Umstellungsarbeiten gemäss Offerte sowie das Upgrade auf das neue Lizenzmodell.

Heute speichert jede Institution ihre Daten in der Regel in einer eigenen Datenbank ab. Für Firmengruppen oder Institutionen unter einer gemeinsamen Trägerschaft besteht beim Übergang auf RAIsoft.net die Möglichkeit, die Daten auf eine zentrale Datenbank zusammen zu führen. Die wesentlichen Vorteile einer zentralen Datenbank sind:

  • Möglichkeit zur zentralen Benutzerverwaltung über alle Standorte
  • Möglichkeit zur standortübergreifenden Auswertung über alle Standorte direkt aus der Anwendung.
  • Über Rollen und Berechtigungen kann trotzdem jedem Standort nur seine eigenen Bewohner/-innen respektive Auswertungen zugänglich gemacht werden.

Die Zusammenführung der Datenbanken erfolgt vor der Migration. Dies reduziert die Aufwände und den Zeitbedarf für die eigentliche Migration. Die Kosten für die vorgängige Zusammenführung der Daten werden gesondert angeboten. Wir kontaktieren alle Firmengruppen und Trägerschaften mit mehreren Institutionen im Vorfeld proaktiv zur Klärung dieser Frage.

Es existieren verschiedene Angebote zur Befähigung der Anwender/-innen

  • Eine Dashboard-Tour erklärt für neu angelegte Benutzer/-innen die grundlegende Navigation
  • Videos im Kundenportal erklären die Bedienung jeder eigenen Funktion
  • Die Handbuch-Inhalte zum Ausfüllen einer Beurteilung sind im jeweiligen Schritt elektronisch verfügbar Ein Handbuch zu RAIsoft.net als PDF ist derzeit in Arbeit

Die bisherigen Admin-Schnittstellen A und B (Abrechnungs- und Bewohnerdaten) sowie die Schnittstelle zu einer Pflegedokumentationslösung (PDok) sind inhaltlich unverändert verfügbar. Zwecks Angleichung innerhalb vom Produktportfolio werden die AB-Schnittstellen neu gesondert aufgeführt und verrechnet. Die C-Files Schnittstelle (Rückführung Abwesenheiten) ist nicht mehr verfügbar, da sie von den Kund/-innen bislang nicht nachgefragt wurde.

Was sind die Unterschiede zu heute?

Für die Kommunikation mit der SaaS-Plattform stellen wir entsprechende lokal zu installierende Dienste zur Verfügung. Aus Sicht der Drittsoftware-Anbieter bleibt technisch alles wie bisher.

Wie ist die Funktionsweise der neuen Schnittstellen?

RAIsoft: Drittanbieter schreiben wie bisher in Textfiles oder Datenbanktabellen. Unsere neuen Dienste stellen den Daten-Transfer von und zur Saas-Plattform sicher.

Die Preise für einen Wechsel auf RAIsoft.net sind einerseits abhängig von der Grösse der Institution (Bettenzahl im Langzeitbereich resp. Personen im ambulanten Bereich), andererseits von der Nutzung des Funktionsumfangs (NH, LTCF, HC, ePDok, Schnittstellen). Pro Modul und pro Schnittstelle wird eine Gebühr für die Migration erhoben. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein entsprechendes Angebot.

Die Jahresgebühren für alle Produkte auf SaaS sind höher als die bisherigen Jahresgebühren einer Installation vor Ort. Verschiedene Gründe haben zu einer Erhöhung der Jahresgebühren geführt: Die moderne Technologie, die Plattform wird neu durch BESA QSys betrieben, die Aktualisierungen der Anwendungen (Updates) sind im Preis enthalten, höhere Abgaben an Lizenzpartner u.a.m. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein entsprechendes Angebot. Nutzen Sie hierfür bitte das Onlineformular.

Beim Übergang auf die SaaS-Plattform entfällt das Lizenzfile, da die Einhaltung der vertraglich vereinbarten Lizenznutzung neu zentral überprüft werden kann. Die Abstufungen für die Jahreslizenzen sind neu in 10er Schritten ausgestaltet bis hin zur maximal erforderlichen Anzahl (9999), so dass die effektive Anzahl Betten/Personen an Wichtigkeit verliert.

DN ist ein eigens für die Schweiz im 2015 entwickeltes Finanzierungs- und Dokumentationsmodell. Mit der Umstellung auf interRAI LTCF wird das Schweizer DN ebenfalls auf LTCF angepasst. Das DN LTCF ist nicht Teil der interRAI-Instrumente, bleibt aber in der Schweiz anerkannt und kann weiterhin in die Praxis umgesetzt werden.

Die Institution muss die rechtlichen Voraussetzungen nach Art.39 Abs. 1 lit. a-c des KVG erfüllen und im Vorfeld eine ZSR-Nummer für die Anwendung von DN LTCF beantragen. Die Beantragung erfolgt über die Internetseite: www.sasis.ch
Die Institutionen benötigen eine besondere Bewilligung für Tages- und Nachtstrukturen und einen Leistungsauftrag, wo der Kanton dies vorsieht.
Ist die Institution in einem Kanton, in dem ausschliesslich BESA als Bedarfsermittlungsinstrument zugelassen ist, wird grundsätzlich ein Entscheid des Regierungsrates benötigt, dass DN LTCF als Basis für die Finanzierung zulässig ist.

  • Einführung des DN LTCF in Ihrer Institution
  • Halbtägige Schulung zum DN LTCF (wenn keine Kenntnisse) online oder vor Ort
  • Zweistündige Online-Sitzung zur Klärung von Fragen bei gutem Vorwissen 
  • Themenzentriertes Coaching vor Ort mit mehreren Teilnehmenden (bei wenig Vorwissen oder Wunsch des Wissens-Update)
  • Klärung von Einzelfragen über die Infoline der BESA QSys AG
     

Die DN-Aufenthalter können im Pflegetagerapport in der RAIsoft nicht abgebildet werden und die laufende Erfassung mit Eintritten, Austritten und Wiedereintritten wäre zu aufwändig. Wir empfehlen deshalb folgende Lösung für die Tagesaufenthalter:

  • Definieren Sie eine eigene Abteilung DN-Aufenthalter in der RAIsoft
  • Erfassen Sie alle DN-Aufenthalter in dieser Abteilung, ohne die zeitliche Nutzung abzubilden
  • Schliessen Sie die Abteilung DN-Aufenthalter bei der Erstellung des Pflegetageberichts aus und berücksichtigen Sie deren Pflegetage für die Statistik ggf. manuell