Die bisherigen Admin-Schnittstellen A und B (Abrechnungs- und Bewohnerdaten) sowie die Schnittstelle zu einer Pflegedokumentationslösung (PDok) sind inhaltlich unverändert verfügbar. Zwecks Angleichung innerhalb vom Produktportfolio werden die AB-Schnittstellen neu gesondert aufgeführt und verrechnet. Die C-Files Schnittstelle (Rückführung Abwesenheiten) ist nicht mehr verfügbar, da sie von den Kund/-innen bislang nicht nachgefragt wurde.

Was sind die Unterschiede zu heute?

Für die Kommunikation mit der SaaS-Plattform stellen wir entsprechende lokal zu installierende Dienste zur Verfügung. Aus Sicht der Drittsoftware-Anbieter bleibt technisch alles wie bisher.

Wie ist die Funktionsweise der neuen Schnittstellen?

RAIsoft: Drittanbieter schreiben wie bisher in Textfiles oder Datenbanktabellen. Unsere neuen Dienste stellen den Daten-Transfer von und zur Saas-Plattform sicher.

Die Schnittstelle ePDoc Admin (Stammblatt) wurde zusammengeführt mit der Adminschnittstelle von RAIsoft und ist nicht mehr als eigene Auftragsposition ausgewiesen. Die Spezialschnittstellen Barcomed (Medikamentenabrechnung), Mobility Monitor (Momo) sowie Leistungsplanung sind in Planung/Entwicklung, Medifilm (Medikamentenblisterung) wird neu konzipiert.

Was sind die Unterschiede zu heute?

Die Schnittstellen basieren auf derselben SaaS-Plattform wie RAIsoft. Aus Sicht der Drittsoftware-Anbieter sind ebenfalls keine Änderungen zu erwarten.

Wie ist die Funktionsweise der neuen Schnittstellen?

Technische Details zu den Schnittstellen Barcomed, Momo und Medifilm werden zurzeit ausgearbeitet, nähere Informationen folgen.

Die preiswerte Einstiegsversion ePDocLITE mit den Basisfunktionen (für kleine Institutionen bis 40 Betten geeignet) steht seit Februar 2022 zur Verfügung und erfreut sich grosser Beliebtheit.

Seit Anfang April 2023 steht nun auch die Vollversion von ePDoc zur Migration für Bestandskund/-innen oder zur Installation für Neukund/-innen zur Verfügung. Gewisse Funktionen oder spezielle Schnittstellen werden in einer Folgeversion später im Jahr aufgeschaltet (siehe Grafik zur GoLive Versionsplanung).

Inhaltlich und funktional enthält ePDoc die bisherigen Funktionen und Formulare. Es wurde grossen Wert auf einen einfachen Übergang von der bisherigen Version im Sinne einer Wiedererkennung der Funktionen im neuen Erscheinungsbild gelegt.

Die moderne Benutzeroberfläche soll eine intuitive Bedienung ermöglichen, mehr Übersichtlichkeit bringen und trotzdem die Einfachheit in der Bedienung bewahren.

Verschiedene Funktionen wurden zudem verbessert und alle bisherigen PDF-Formulare wurden oder werden in elektronische Formulare überführt.

Dank der Integration mit RAIsoft.net in einer Anwendung ist die Administration für alle Module/Instrumente (RAI NH / interRAI LTCF, ePDoc und interRAI HC) zentral an einem Ort zusammengefasst und erleichtert künftig die Arbeit wesentlich.

Für die Verwendung von RAIsoft.net/ePDoc ist keine lokale Installation von Software mehr erforderlich. Es wird nur noch ein gängiger Internet-Browser (z.B. Chrome, Edge, Firefox, Safari) in einer aktuellen Version benötigt.

Durch die Bereitstellung als Webanwendung kann RAIsoft.net/ePDoc geräteunabhängig sowie von einem beliebigen Standort aus genutzt werden. Die Software ist zudem vollständig responsiv, das heisst sie passt sich automatisch dem Endgerät und dessen Bildschirmgrösse an, auf dem sie ausgeführt wird (zum Beispiel Smartphone, Tablet, Notebook , PC etc.).

Grundsätzlich sind alle bisherigen Funktionen in ePDoc verfügbar, welche schon in der Client Version verfügbar waren. Dabei wurden viele Funktionen oder Listen im Vergleich zur bisherigen Version optimiert. So kann zum Beispiel in einer Listenansicht mit einem Klick beliebig gefiltert und sortiert werden oder die Einbindung einer externen Dateiablage (zum Beispiel Fileshare, SharePoint, OneDrive oder Ähnliches) wurde mit der Möglichkeit ergänzt, Dateien direkt in der Anwendung zu hinterlegen. 

Neu ist die Verfügbarkeit von sogenannten Dashboards zur kompakten Zusammenfassung und prominenten Bereitstellung von Informationen auf der Startseite. Auch eine Rechtschreibehilfe nun in der neuen Anwendung integriert. 

Neu ist zudem ein Formular zur Erfassung der Mangelernährung verfügbar.

Weitere Neuerungen sind angedacht, bereits in Arbeit oder zur Umsetzung geplant (siehe Roadmap).

Mit ePDoc ist nun auch die Tiefenintegration (= Austausch auf Knopfdruck) mit dem elektronischen Patientendossier EPD möglich. Der Schritt lohnt sich aufgrund der initialen Aufwände allerdings nur für grössere Kund/-innen, welche schon eine gewisse Anzahl Bewohnender mit elektronischem Patientendossier aufweisen. 

Melden Sie Sich via Onlineformular und wir stellen Ihnen ein individuelles Angebot für den Umstieg zusammen.

ePDocLITE ist ein neues, kostengünstiges Angebot für Institutionen mit bis zu 40 Betten, welche die Basisfunktionalität einer Pflegedokumentation nutzen möchten. ePDocLITE enthält die Kernelemente Stammblatt, Medikation, Pflegebericht, Agenda, Pflegeplan (Standardplan und Individueller Plan) sowie Wund- und Hautprotokoll und erfüllt somit die Grundanforderungen bei der Begründung der Pflegeaufwandgruppen. Sie basiert auf derselben Plattform wie RAIsoft.net, bietet somit dieselben Vorteile (webbasiert, zentral bereitgestellt und gewartet) und ist natürlich optimal mit RAIsoft.net integriert. Die Anwendung ist wie RAIsoft.net in denselben drei Sprachen Deutsch, Französisch und Italienisch verfügbar.

ePDocLITE verfügt nebst der Verbindung zum Medikatalog careINDEX von HCI über keine weiteren Schnittstellen, weil man davon ausgeht, dass die Mutationen bei kleineren Institutionen manuell bewirtschaftet werden. Für die übrigen Funktionen stellen wir Ihnen das Datenblatt mit dem Produktvergleich zur Verfügung

Ja, ein späterer Wechsel auf die Vollversion ist jederzeit und ohne Probleme möglich.

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Gerne richten wir Ihnen bei Bedarf einen zeitlich befristeten Demozugang ein. So können Sie die Anwendungen eigenständig erleben und ausprobieren. Wenden Sie sich hierfür per Onlineformular.

Auf Wunsch präsentieren wir Ihnen die Anwendung gerne auch persönlich bei Ihnen vor Ort oder über eine Videopräsentation. Kontaktieren sie uns hierfür über dasselbe Onlineformular wie für den Demozugang.

Im Juli 2019 wurden die KLV-Anpassungen bekanntgegeben, welche ab Januar 2020 in Kraft getreten sind (mit einer verlängerten Übergangsfrist bis Ende 2023). Gemäss den darin enthaltenen Mindestanforderungen an die Bedarfsermittlungsinstrumente muss zukünftig jede Pflegestufe den tatsächlich erbrachten Pflegeleistungen gemäss Zeitmessungen entsprechen (KLV Art. 8b Absatz 2). Um diese Anforderung zu erfüllen, hat BESA Care (heute BESA QSys) den BESA Leistungskatalog 2020 (BESA LK2020) entwickelt, welcher seit Januar 2021 in einem ersten Kanton eingeführt wurde und seither in zahlreichen Kantonen zum Einsatz kommt.

Im Frühling 2021 haben BESA Care und Q-Sys (heute BESA QSys) Online-Informationsveranstaltungen für Vertreter-/innen der kantonalen Behörden, der CURAVIVA Kantonalverbände und der Krankenversicherer durchgeführt, um unter anderem über den BESA LK2020 und den RAI CH-Index 2016 zu informieren.

In Kantonen, in denen sowohl das BESA- wie auch das RAI-System im Einsatz stehen, wurde der BESA Leistungskatalog 2010 in einer gegenüber früheren RAI-Versionen kalibrierten Version eingesetzt, also mit einer linearen Kürzung der Pflegeminuten um 8.45%. Mit Einführung des RAI-CH-Index 2016 wird diese Kalibrierung hinfällig und wir empfehlen Kantonen, die den RAI-CH-Index 2016 einführen, gleichzeitig auch die lineare Kürzung des BESA LK2010 aufzuheben oder direkt auf den BESA LK2020 zu wechseln. Aufgrund der eingangs erwähnten KLV-Änderung empfehlen wir allen Institutionen auf die neuesten Instrumentenversionen des jeweiligen Systems zu wechseln und dies bis spätestens zum Ablauf der Übergangsfrist (Ende 2023, bzw. 1.1.2024).
 

Die sogenannten «Mindestanforderungen» sind in KLV Art 8b formuliert und am 1. Januar 2020 in Kraft getreten. Nebst der Abgrenzung der enthaltenen Leistungen nach KLV Art. 7 Absatz 2 geht es darin insbesondere darum, dass sich die Instrumente auf in der Schweiz durchgeführte, repräsentative und wissenschaftliche Zeitstudien stützen müssen. Die Zeitstudien müssen auf einer schweizweit einheitlichen, von Versicherern, Leistungserbringern und Kantonen gemeinsam vereinbarten Methodik beruhen. Um die Einigung bezüglich Zeitstudien-Methodik zu erreichen, wurde von CURAVIVA Schweiz eine nationale Arbeitsgruppe, bestehend aus Vertretern dieser 3 Gruppen, ins Leben gerufen.

BESA QSys stützt sich bis auf Weiteres auf die bestehenden und bewährten CURAtime-Zeitstudien, der besten verfügbaren Datengrundlage, sofern von der nationalen Arbeitsgruppe nichts Anderes entschieden wird.

Der neue BESA Leistungskatalog wurde entwickelt, um die in KLV Art. 8b formulierten Mindestanforderungen an die Bedarfsklärungsinstrumente des Bundesamtes für Gesundheit zu erfüllen. BESA QSys hat über 1200 CURAtime-Zeitmessungen aus den Jahren 2017-2019 bei 23 Institutionen aus 8 verschiedenen Kantonen als Datengrundlage genommen und in Zusammenarbeit mit Experten des Büro für arbeits- und sozialpolitische Studien (BASS) mathematische Anpassungen am BESA Leistungskatalog erarbeitet. BESA QSys bedankt sich an dieser Stelle bei allen Kund/-innen, die bereit waren, ihre Daten aus den CURAtime-Zeitstudien mit uns zu teilen. Es hat sich bestätigt, dass die Itemstruktur und die den Leistungsitems hinterlegten Pflegeminuten und Häufigkeiten im BESA LK2010 nach wie vor stimmen. Um die Mindestanforderungen des BAG zu erfüllen, wurde die lineare Kürzung aufgehoben und mathematische Anpassungen an den Querschnittleistungen und Mitwirkungsfaktor vorgenommen.
 

Der BESA Leistungskatalog LK2020 wurde auf der Basis von aktuellen, repräsentativen CURAtime-Zeitstudien entwickelt. Es konnte bestätigt werden, dass die Struktur des BESA LK2010 und die den Leistungsitems hinterlegten Normminutenwerte nach wie vor gut stimmen. Um die KLV-Mindestanforderungen zu erfüllen, mussten daher nur auf mathematischer Ebene Anpassungen gemacht werden. Dazu wurden verschiedene mathematische Modelle geprüft.

Es konnte aufgezeigt werden, dass mit folgenden Anpassungen, die geforderte Übereinstimmung mit Zeitstudien erreicht werden kann: Aufhebung der linearen Kürzung, Anpassung der Verteilung der Querschnittsleistungen und Anpassungen an der Abstufung des sog. Mitwirkungsfaktors der Bewohner/-innen. Die mathematischen Anpassungen wurden in Zusammenarbeit mit dem Büro BASS in Bern gemacht. (Der Bericht, der im Rahmen dieser Zusammenarbeit erstellt wurde, steht den Mitgliedern der nationalen Arbeitsgruppe Zeitstudien-Methodik zur Verfügung.)
 

Da die Struktur des BESA LK und die Items gleich sind, ist die Anwendung des BESA LK2020 gleich wie beim bewährten BESA LK2010. Eine der Anpassungen ist die feinere mathematische Abstufung des sogenannten Mitwirkungsfaktors der Bewohner/-innen.

Die sichtbarste Änderung beim Wechsel vom BESA LK2010 auf den BESA LK2020 ist bei den Querschnittsleistungen zu beobachten. Die Aufhebung der linearen Kürzung von 8.45%, welche bisher auf die Querschnittsleistungen angewandt wurde, führt zu Veränderungen in den Minutenwerten im Massnahmenpaket 6. So sind im BESA LK2020 keine Minuswerte bei den Querschnittsleistungen mehr möglich. Auch die Verteilung der Querschnittsleistungen wurde angepasst.

Diese mathematischen Anpassungen wurden vorgenommen, damit der BESA LK2020 als Pauschalleistungsinstrument die KLV-Pflegestufen von 1-12 im Vergleich zu Zeitstudien korrekt abbildet. Auch bei gleichbleibenden Leistungen ist mit einer Änderung in den Minutenwerten zu rechnen, wenn vom BESA LK2010 auf den BESA LK2020 gewechselt wird.

BESA QSys empfiehlt grundsätzlich die Einführung des BESA LK2020, um die in der KLV neu formulierten Mindestanforderungen zu erfüllen. Wir empfehlen zudem, frühzeitig mit BESA QSys Kontakt aufzunehmen, um die Umstellung gemeinsam planen zu können. Wir benötigen eine Vorlaufzeit von rund 3 Monaten, um die Umstellung garantieren zu können. Die Anfragen werden in chronologischer Reihenfolge nach Eingang bearbeitet.

Kantonen, in denen sowohl BESA als auch RAI im Einsatz sind, empfehlen wir dringend eine parallele Einführung des BESA LK2020 und des RAI Index 2016. Somit werden die KLV Leistungen im Kanton für alle Institutionen gleichermassen entgolten.

Sollte es aufgrund der terminlichen Frist nicht mehr möglich sein, auf den BESA LK2020 zu wechseln, empfehlen wir zumindest die Aufhebung der linearen Kürzung. Dies ist je nach Anzahl der gleichzeitigen Anfragen auch kurzfristig möglich. Die Priorisierung erfolgt auch hier chronologisch nach Eingang der Anfragen. (Die Kantone wurden bereits im Jahr 2016 informiert, dass bei einer kantonalen Einführung des RAI-Index 2016, die Aufhebung der linearen Kürzung des BESA LK2010 aus unserer Sicht zwingend ist.)

Kantone, die sich gerne ein Bild über die Auswirkung der Aufhebung der linearen Kürzung oder der Einführung des BESA LK2020 machen möchten, können sich an BESA QSys (info@besaqsys.ch) wenden für eine kantonsspezifische Evaluation.
 

Die Anpassung am BESA LK2020 mit der grössten Auswirkung ist die Aufhebung der linearen Kürzung von 8.45%. Ist die Aufhebung der linearen Kürzung bereits für den BESA LK2010 erfolgt, kann es mit der Umstellung auf den BESA LK2020 nochmals zu einer leichten Änderung der Pflegeminuten kommen, abhängig vom Casemix der Bewohner/-innen. Das Hauptargument für den BESA LK2020 ist, dass die mit diesem Leistungskatalog ausgewiesenen Pflegeleistungen den tatsächlich erbrachten Pflegeleistungen gemäss repräsentativen CURAtime-Zeitstudien entsprechen.
 

Gemäss dem Bundesgerichtsentscheid vom 7. Oktober 2019 liegt der Entscheid über das oder die eingesetzten Pflegebedarfsklärungsinstrument(e) in der Verantwortung und Zuständigkeit der Kantone. Pflegeinstitutionen müssen sich nach dieser kantonalen Entscheidung richten.

Im Kanton Solothurn wurde der RAI Index 2016 eingeführt und ein Krankenversicherer hat dagegen geklagt. Nun hat das Bundesgericht bestätigt, dass die Kantone in der Einführung von kantonalen Versionen der Bedarfsklärungssysteme frei sind. Ab Ablauf der KLV-Übergangsfrist müssen diese Versionen aber die neuen nationalen Mindestanforderungen an die Bedarfsklärungsinstrumente erfüllen.
 

Die Einführung erfolgt im Anschluss an den kantonalen Entscheid jeweils entweder auf den 1. Januar oder den 1. Juli. Damit die Einführung bei den Kund/-innen per gewünschtem Stichtag erfolgen kann, wird der kantonale Entscheid mit einem Vorlauf von drei Monaten vorausgesetzt. Der Kanton Schaffhausen hat als erster Kanton den BESA LK2020 auf den 1. Januar 2021 eingeführt. Im Jahr 2022 folgten die Kantone Zürich, Zug und Schwyz. Im Kanton St. Gallen wird der BESA LK2020 ab dem 1. Januar 2022 etappenweise eingeführt.
 

Wie eingangs erwähnt, hat BESA QSys die Anpassungen im BESA LK2020 auf einer breiten Datengrundlage (mehr als 1200 CURAtime-Erhebungen in 23 Institutionen) ermittelt. Externe Experten des Büro für arbeits- und sozialpolitische Studien (BASS) haben dazu einen entsprechenden Bericht verfasst. Gemäss KLV Art 8b Ziffer 2 muss die Zeitstudien-Methodik schweizweit einheitlich und von Versicherern, Leistungserbringen und Kantonen gemeinsam vereinbart werden. Dazu wurde eine nationale Arbeitsgruppe mit Vertretern dieser 3 Stakeholder sowie CURAVIVA Schweiz ins Leben gerufen. Noch wurde nicht bestätigt, dass CURAtime als Zeitstudien-Methodik akzeptiert wird. Allerdings sind CURAtime-Zeitstudien im Moment in der Langzeitpflege weit verbreitet und bewährt. Sowohl der BESA LK2020 wie auch der RAI-Index 2016 stützen sich auf CURAtime-Daten. Eine Alternative zu CURAtime zu entwickeln und in den Institutionen neue Messungen durchzuführen, wäre sehr teuer und zeitaufwändig. Selbst wenn neue Zeitstudien gemacht werden müssten, ändert das aus Sicht von BESA QSys nichts daran, dass die Entscheidung über die eingesetzten Systemversionen bei den Kantonen bleibt und aktuell der BESA LK2020 die tatsächlich erbrachten Leistungen am besten abbilde.

Ja, der BESA LK2020 bildet die Pflegestufen im Vergleich zu Echtzeitmessungen besser ab. Nachdem bereits im BESA LK2010 die psychogeriatrischen Leistungen besser abgebildet werden konnten, können nun mit dem BESA LK2020 aufgrund der wegfallenden linearen Kürzung sowie weiteren Anpassungen die KLV-pflichtigen Pflegeleistungen noch adäquater abgerechnet werden.

Nachdem der Stichtag für die Umstellung festgelegt wurde, ist darauf zu achten, dass an diesem Datum keine Erhebungen «in Bearbeitung» sind. Am Stichtag selbst erstellt das BESA System automatisch für alle abgeschlossenen LK2010 der aktiven Bewohnerdossiers eine Erhebung mit dem BESA LK2020 und berechnet die neue Pflegestufe. Der bestehende Erhebungsrhythmus bleibt dabei erhalten. Es ist also ausreichend, ab dem Stichtag die aktuellen Bedarfsmeldungen über den üblichen Prozess den Versicherern zuzustellen.