SaaS est l'abréviation de Software as a Service (logiciel en tant que service) et constitue un sous-segment de l'informatique en nuage. Le modèle SaaS repose sur le principe que le logiciel et l'infrastructure informatique sont exploités par un fournisseur de services informatiques externe et utilisés par les client·e·s en tant que service. L'installation locale n'est plus nécessaire pour l'utilisation ; il suffit d'une connexion Internet pour accéder au logiciel via un navigateur web courant.

Le modèle SaaS élimine les coûts d'exploitation de votre propre infrastructure informatique. L'opérateur de la solution SaaS prend en charge l'administration informatique complète et d'autres services tels que les travaux de maintenance et les mises à jour de logiciels. En outre, les client·e·s bénéficient de l'évolutivité de la solution, c'est-à-dire qu'une expansion du système due à des exigences de performance accrues ou à des besoins d'espace de stockage est également assurée par l'opérateur de la solution

Les plateformes SaaS modernes répondent également aux exigences de sécurité les plus élevées, c'est notamment pour cette raison que le modèle SaaS est très avantageux. La solution est également soumise à des contrôles réguliers afin de maintenir durablement un haut niveau de protection contre les accès non autorisés. Tant notre partenaire d'hébergement que notre exploitant disposent de la certification ISO 27001, qui garantit une approche professionnelle durable de la sécurité informatique.

Sur demande, il est possible de limiter, lors de la configuration du nouveau site RAIsoft.net du client, l'endroit à partir duquel l'accès à la solution SaaS est possible. Par défaut, l'accès est déjà limité par un géoblocage. Nous recommandons de limiter l'accès à l'IP publique du·de la client·e.

Sur demande, il est possible de crypter la base de données. Le·la client·e décide alors quelles informations ne doivent être affichées que sous forme cryptée pour les sous-traitants (opérateurs, partenaires de support). Les utilisateur·rice·s ne remarquent rien du cryptage et les performances du système n'en sont pas affectées. Contactez-nous pour en savoir plus.

Si vos collaborateur·rice·s disposent déjà de leur propre compte d'utilisateur Windows, nous pouvons vous proposer l'option Single Sign On. Cela permet non seulement de gagner en confort d'utilisation, mais aussi d'augmenter la sécurité avec l'authentification par rapport à une base de données d'utilisateurs centrale.

Nous soutenons également différentes possibilités d'imposer un facteur de sécurité supplémentaire lors de la connexion. En règle générale, la solution MFA déjà existante du·de la client·e est utilisée. Veuillez prendre contact avec nous à cet effet.

Le principe de base du SaaS est le partage d'une plateforme commune et l'exploitation des avantages qui en découlent en termes de coûts, de sécurité, d'évolutivité ainsi que de maintenance et de développement. Les prix actuels sont basés sur cette approche. En théorie, la plateforme peut également être construite en interne chez le·la client·e, mais ce cas n'est pas prévu actuellement, car il est contraire à l'approche SaaS et perd tous ses avantages. Les client·e·s qui insistent seront mis·e·s à l'écart lors de la mise à niveau jusqu'à ce que le déploiement soit terminé pour les client·e·s qui souhaitent profiter des avantages du SaaS. Ensuite, nous procéderons à une évaluation individuelle des coûts supplémentaires pour les client·e·s qui ont besoin d'une installation locale. Il est déjà clair que BESA QSys ne pourra pas faire de promesses de support pour les client·e·s avec installation locale comme pour la plateforme SaaS, car l'installation, l'exploitation et la maintenance ne sont pas sous notre contrôle.

Pour les client·e·s qui ont reçu une offre et qui l'ont déjà confirmée :

Vous n'avez rien d'autre à faire, notre équipe informatique prendra contact avec vous de manière autonome et fixera une date pour le changement.

Pour les client·e·s qui ont reçu une offre, mais qui n'ont pas encore reçu de confirmation :

Veuillez répondre à notre administration directement à cca@besaqsys.ch et confirmer que vous souhaitez migrer vers RAIsoft.net / ePDoc. Vous recevrez alors soit directement le nouveau contrat, soit - si les conditions ont changé entre-temps - une nouvelle offre actualisée que vous pourrez ensuite confirmer par e-mail. Si possible, indiquez-nous également la date à laquelle vous souhaitez migrer.

Pour les client ·e·s qui n'ont pas encore demandé d'offre :

Veuillez demander une offre pour la migration vers notre version web. Il est utile que vous indiquiez le nombre actuel de lits ou de places en foyer de jour, car l'offre sera établie sur la base de ces données.

Une migration se déroule grosso modo selon le processus suivant, divisé en 3 phases :

Préparation

1. Le·la client·e demande un devis via le formulaire en ligne.

2. BESA Qsys établit une offre écrite au·à la client·e, qui est envoyée au format PDF par e-mail.

3. Le·la client·e confirme formellement l'offre (une réponse par e-mail suffit).

4. Notre équipe informatique contacte le·la client·e pour convenir des détails (notamment la date de la transition et le nom du futur site web SaaS) et pour prévoir d'éventuels besoins supplémentaires en formation.

5. Notre équipe informatique lance le déploiement du site web du client SaaS et planifie les autres travaux de conversion

Réalisation

En règle générale, la migration commence en fin d'après-midi et se termine entre le milieu et la fin du jour suivant (pour les client·e·s disposant d'ePDoc, il faut prévoir un jour supplémentaire). Pendant ce temps, l'ancien système reste disponible en lecture seule, mais les interfaces ne transmettent pas non plus de données pendant ce temps. Si nécessaire, la conversion peut également avoir lieu pendant un week-end.

1. A la date convenue, le système du·de la client·e est placé en mode de lecture seule afin de permettre la migration des données.

2. Notre équipe informatique effectue la migration des données et la mise à disposition sur le site web du·de la client·e SaaS.

3. Les éventuelles interfaces sont également converties.

4. Différents tests sur l'application et les interfaces sont effectués.

5. Le site internet du·de la client·e SaaS est mis à la disposition du·de la client·e.

Démarrage avec le nouveau système: BESA QSys fournit un contenu vidéo gratuit aux client·e·s pour expliquer les nouvelles fonctionnalités du système et la manière de passer à la plateforme SaaS. Si nécessaire, une formation supplémentaire (en ligne ou sur place) peut également être organisée moyennant un coût additionnel.

1. Les utilisateurs·trices du·de la client·e s'informent sur la nouvelle plateforme SaaS via le contenu vidéo.

2. La personne responsable de RAI et/ou d'ePDoc vérifie que l'environnement mis à disposition est complet et l'accepte formellement.

3. Après le changement, le·la client·e dispose de l'adresse de support habituelle support@besaqsys.ch pour signaler tout problème survenu ultérieurement.

Le·la client·e reçoit le décompte final pour les travaux de conversion effectués selon l'offre, ainsi que la mise à niveau vers le nouveau modèle de licence.

Aujourd'hui, chaque institution enregistre généralement ses données dans sa propre base de données. Pour les groupes d'entreprises ou les institutions sous une entité commune, le passage à RAIsoft.net offre la possibilité de regrouper les données dans une base de données centrale. Les principaux avantages d'une base de données centrale sont les suivants :

  • Possibilité de gestion centralisée des utilisateurs·trices sur tous les sites
  • Possibilité d'évaluation intersites sur tous les sites directement à partir de l'application.
  • Grâce aux rôles et aux autorisations, chaque site ne peut avoir accès qu'à ses propres résident·e·s resp. évaluations.

La fusion des bases de données a lieu avant la migration. Cela réduit les efforts et le temps nécessaires à la migration proprement dite. Les coûts de la fusion préalable des données sont proposés séparément. Nous contactons au préalable de manière proactive tous les groupes d'entreprises et les institutions sous une entité commune pour clarifier cette question.

Il existe différentes offres pour la formation des utilisateurs·trices :

  • Une visite du tableau de bord explique la navigation de base aux nouveaux utilisateurs·trices.
  • Des vidéos sur le portail client expliquent l'utilisation de chaque fonction.
  • Le contenu du manuel pour remplir une évaluation est disponible électroniquement à chaque étape.
  • Un manuel sur RAIsoft.net au format PDF est actuellement en cours d'élaboration.

Les anciennes interfaces administrateur A et B (données de facturation et données des résidents) ainsi que l'interface vers une solution de documentation des soins (PDok) sont disponibles sans changement de contenu. Afin d'harmoniser le portefeuille de produits, les interfaces AB seront désormais répertoriées et facturées séparément. L'interface C-Files (exportation des absences) n'est plus disponible, car elle n'a pas été demandée par les clients jusqu'à présent.

Quelles sont les différences par rapport à aujourd'hui ?

Pour la communication avec la plateforme SaaS, nous mettons à disposition des services correspondants à installer localement. Du point de vue des fournisseurs de logiciels tiers, tout demeure inchangé.

Quel est le fonctionnement des nouvelles interfaces ?

RAIsoft : Les fournisseurs tiers continuent d'écrire dans des fichiers texte ou des tables de base de données. Nos nouveaux services assurent le transfert des données de et vers la plateforme Saas.

L'interface ePDoc Admin (feuille des données de base) a été fusionnée avec l'interface Admin de RAIsoft et ne figure plus comme position d’offre distincte.

Les interfaces spéciales Barcomed (décompte des médicaments), Momo (Mobility Monitor) ainsi que la planification des prestations sont en cours de planification/développement, Medifilm (blister de médicaments) est en cours de conception.

Quelles sont les différences avec aujourd'hui ?

Les interfaces sont basées sur la même plateforme SaaS que RAIsoft. Du point de vue des fournisseurs de logiciels tiers, il ne faut pas non plus s'attendre à des changements.

Quel est le fonctionnement des nouvelles interfaces ?

ePDoc : Les détails techniques des interfaces Barcomed, Momo et Medifilm sont en cours d'élaboration, de plus amples informations suivront.

La version d'entrée de gamme avantageuse ePDocLITE avec les fonctions de base (adaptée aux petites institutions jusqu'à 40 lits) est disponible depuis février 2022 et jouit d'une grande popularité.
Depuis début avril 2023, la version complète d'ePDoc est désormais disponible pour la migration des client·e·s  existant·e·s ou pour l'installation des nouveaux client·e·s. Certaines fonctions ou interfaces spéciales seront mises en service dans une version ultérieure plus tard dans l'année (voir graphique de la planification des versions GoLive).

Du point de vue du contenu et des fonctions, ePDoc contient les fonctions et les formulaires existants. Une grande importance a été accordée à une transition simple de la version précédente dans le sens d'une reconnaissance des fonctions dans la nouvelle présentation.

L'interface utilisateur moderne doit permettre une utilisation intuitive, apporter plus de clarté tout en conservant la simplicité d'utilisation. Différentes fonctions ont en outre été améliorées et tous les formulaires PDF existants ont été ou seront convertis en formulaires électroniques. Grâce à l'intégration de RAIsoft.net dans une seule application, l'administration de tous les modules / instruments (RAI NH / interRAI LTCF, ePDoc et interRAI HC) est centralisée en un seul point et facilitera considérablement le travail à l'avenir. L'utilisation de RAIsoft.net / ePDoc ne nécessite plus l'installation locale de logiciels, seul un navigateur Internet courant (par ex. Chrome, Edge, Firefox, Safari) dans une version actuelle est nécessaire.

Grâce à la mise à disposition sous forme d'application web, RAIsoft.net / ePDoc peut être utilisé indépendamment de l'appareil ainsi que depuis n'importe quel endroit. Le logiciel est en outre entièrement responsive, c'est-à-dire qu'il s'adapte automatiquement au terminal et à la taille de son écran sur lequel il est exécuté (p. ex. smartphone, tablette, ordinateur portable, PC).

Le dossier électronique du patient (DEP) est un recueil de documents personnels contenant des informations relatives à la santé des résident·e·s. Ces informations peuvent être consultées à tout moment via une connexion Internet sécurisée. A partir de 2022, les établissements médico-sociaux seront tenus de rendre accessibles les informations relatives à la santé de leurs  résident·e·s  dans le DEP. La loi fédérale sur le dossier électronique du patient règle les conditions-cadres pour l'introduction et la diffusion du dossier électronique du patient. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet ici. Des recommandations utiles sont également disponibles auprès de CURAVIVA.

Nous nous joignons à la recommandation de CURAVIVA aux institutions de ne remplir dans un premier temps que les exigences minimales et d'utiliser le portail web de la communauté de base. La version actuelle du client ePDoc permet déjà de créer facilement un PDF à partir des "rapports" importants et de le transmettre manuellement au DEP via le portail web.

Malgré la recommandation, nous proposerons, avec la version complète d'ePDoc, une option payante pour l'intégration en profondeur d'ePDoc dans le DEP. L'utilisation de cette option facilitera à moyen terme l'échange de données, surtout pour les moyennes et grandes institutions. Les prix évolueront en fonction de la taille d'un établissement. Nous sommes actuellement à la recherche d'un établissement pilote ePDoc qui souhaiterait se lancer dans l'intégration en profondeur avec nous. Si vous êtes intéressé·e, veuillez vous adresser à la direction du projet.

En principe, toutes les fonctions qui étaient déjà disponibles dans la version client sont disponibles dans ePDoc. De nombreuses fonctions ou listes ont été optimisées par rapport à la version précédente. Ainsi, il est par exemple possible de filtrer et de trier à volonté en un clic dans une liste ou d'intégrer un stockage de fichiers externe (par ex. Fileshare, SharePoint, OneDrive ou autre) avec la possibilité de déposer des fichiers directement dans l'application.

Une nouveauté est la disponibilité de ce que l'on appelle des tableaux de bord pour un résumé compact et une mise à disposition prominente d'informations sur la page d'accueil. Une aide à l'orthographe est également désormais intégrée dans la nouvelle application. 

En outre, un formulaire pour la saisie de la malnutrition est désormais disponible.

De nombreuses autres nouveautés sont envisagées, déjà en cours d'élaboration ou prévues pour être mises en œuvre (voir la feuille de route).

Avec ePDoc, l'intégration en profondeur (= échange par simple pression d'un bouton) avec le dossier électronique du patient DEP est désormais possible. En raison de la charge de travail initiale, cette étape ne vaut toutefois la peine que pour les grand·e·s  client·e·s qui comptent déjà un certain nombre de résident·e·s avec un dossier électronique du patient.