SaaS steht für Software as a Service und ist ein Teilbereich des Cloud Computings. Das SaaS-Modell basiert auf dem Grundsatz, dass die Software und die IT-Infrastruktur bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und von Kund/-innen als Dienstleistung genutzt werden. Für die Nutzung ist keine lokale Installation mehr erforderlich, es reicht eine Internetanbindung, um den Zugriff auf die Software über einen gängigen Webbrowser herzustellen.

Durch das SaaS-Modell entfallen die Betriebskosten für eigene IT-Infrastruktur. Die komplette IT-Administration und weitere Dienstleistungen wie Wartungsarbeiten und Softwareaktualisierungen übernimmt der Betreiber der SaaS Lösung. Zudem profitiert der Kund/-innen von der Skalierbarkeit der Lösung, d.h. ein Systemausbau infolge erhöhter Leistungsanforderungen oder Speicherplatzbedarf stellt ebenfalls der Betreiber der Lösung sicher.

Moderne SaaS Plattformen genügen auch höchsten Sicherheitsansprüchen, nicht zuletzt, deshalb ist das SaaS Modell von grossem Vorteil. Die Lösung wird auch regelmässig einer Überprüfung unterzogen, um den Schutz vor unerlaubten Zugriffen dauerhaft hochzuhalten. Sowohl unser Housing Partner als auch unser Betreiber verfügen über die ISO 27001 Zertifizierung, welche einen dauerhaften professionellen Umgang rund um IT-Sicherheit gewährleistet.

Auf Wunsch kann beim Setup der neuen RAIsoft.net Site des Kunden eingegrenzt werden, von wo aus dem Zugriff auf die SaaS-Lösung möglich ist. Standardmässig ist der Zugriff bereits über ein Geoblocking eingegrenzt. Wir empfehlen jeweils eine Eingrenzung auf die Public IP des Kund/-innen.

Auf Wunsch ist eine Verschlüsselung der Datenbank möglich. Dabei entscheidet der Kunde oder die Kundin, welche Informationen für die Auftragsverarbeiter (Betreiber, Supportpartner) nur noch verschlüsselt angezeigt werden sollen. Die Anwender bemerken von der Verschlüsselung nichts, auch die Systemperformance ist davon nicht betroffen. Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren.

Wenn Ihre Mitarbeitenden bereits über ein eigenes Windows-Benutzerkonto verfügen, dann können wir Ihnen die Option eines Single Sign On anbieten. Dies ist nicht nur ein Gewinn an Benutzerkomfort, sondern es steigert auch die Sicherheit mit der Authentifizierung gegen eine zentrale Benutzerdatenbank.

Wir unterstützen auch verschiedene Möglichkeiten zur Durchsetzung eines zusätzlichen Sicherheitsfaktors bei der Anmeldung. Dabei wird in der Regel die bereits bestehende MFA-Lösung der Kund/-innen verwendet. Bitte nehmen Sie hierfür Kontakt mit uns auf.

Das Grundprinzip von SaaS ist das Teilen einer gemeinsamen Plattform und die Nutzung der dadurch entstehenden Vorteile bezüglich Kosten, Sicherheit, Skalierbarkeit sowie Wartung und Weiterentwicklung. Die aktuellen Preise basieren auf diesem Ansatz. Theoretisch kann die Plattform auch intern bei den Kund/-innen aufgebaut werden, jedoch ist dieser Fall aktuell nicht vorgesehen, da es dem SaaS Ansatz widerspricht und damit sämtliche Vorteile abhandenkommen. Kund/-innen, die darauf bestehen werden beim Upgrade vorerst zurückgestellt, bis der Rollout für diejenigen Kund/-innen abgeschlossen ist, welche die Vorteile von SaaS für sich nutzen wollen. Danach werden wir eine individuelle Einschätzung der Mehrkosten für die Kund/-innen mit dem Bedürfnis nach lokaler Installation vornehmen. Bereits klar ist, dass BESA QSys für Kund/-innen mit lokaler Installation keinerlei Supportversprechen wie bei der SaaS Plattform wird machen können, da die Installation, der Betrieb und die Wartung nicht in unserem Einflussbereich liegt.

Für Kund/-innen, die ein Angebot erhalten und dieses bereits bestätigt haben: Sie müssen nichts weiter tun, unser IT-Team wird selbständig mit Ihnen Kontakt aufnehmen und einen Termin für den Wechsel vereinbaren.

Für Kund/-innen, die ein Angebot erhalten haben, die Bestätigung jedoch noch aussteht: Bitte antworten Sie an unsere Administration direkt an cca@besaqsys.ch und bestätigen Sie, dass Sie auf RAIsoft.net / ePDoc migrieren wollen. Sie erhalten daraufhin entweder direkt den neuen Vertrag oder – falls sich die Konditionen inzwischen geändert haben – nochmals ein aktualisiertes Angebot und können dieses danach per E-Mail bestätigen. Teilen Sie uns, wenn möglich auch gleich mit, per wann Sie umstellen möchten.

Für Kund/-innen, die noch kein Angebot angefordert haben: Bitte fragen Sie für ein Angebot zur Migration auf unsere Webversion. Hilfreich ist, wenn Sie dabei gleich die aktuelle Bettenzahl resp. Zahl der Tagesgäste angeben, da das Angebot auf Basis dieser Angaben erstellt wird.

Eine Migration erfolgt grob nach folgendem Ablauf, unterteilt in 3 Phasen:

Vorbereitung

  1. Der Kunde oder die Kundin fragt über das Onlineformular ein Angebot an BESA QSys erstellt dem Kunden ein schriftliches Angebot, welches als PDF via E-Mail zugestellt wird.
  2. Der Kunde oder die Kundin bestätigt das Angebot formell (eine Antwort per E-Mail reicht aus).
  3. Unser IT-Team kontaktiert den Kunden oder die Kundin um die Details (u.a. den Zeitpunkt für die Umstellung und den Namen der künftigen SaaS Website) abzustimmen und allfälligen Zusatzbedarf für Schulungen einzuplanen.
  4. Unser IT-Team leitet die Bereitstellung der SaaS Kundenwebseite ein und plant die übrigen Umstellungsarbeiten ein.

Durchführung:

In der Regel wird die Migration am späteren Nachmittag gestartet und ist Mitte bis Ende des Folgetages abgeschlossen (bei Kund/-innen mit ePDoc ist ein Tag zusätzlich einzuplanen). Während dieser Zeit ist das bisherige System im Nur-Lese Zustand weiterhin verfügbar, die Schnittstellen übermitteln aber auch keine Daten während dieser Zeit. Bei Bedarf erfolgt die Umstellung auch an einem Wochenende.

  1. Zum vereinbarten Zeitpunkt wird das System des Kunden oder der Kundin in einen Nur-Lese Modus versetzt, damit die Daten migriert werden können.
  2. Unser IT-Team, führt die Migration der Daten und die Bereitstellung auf der SaaS Kundenwebsite durch. 
  3. Allfällige Schnittstellen werden ebenfalls umgestellt.
  4. Verschiedene Tests zur Anwendung und den Schnittstellen werden durchgeführt.
  5. Die SaaS Kundenwebsite wird freigegeben für den Kunden oder die Kundin

 Start mit dem neuen System:

  1. BESA QSys stellt den Kund/-innen kostenlos Videoinhalte zur Verfügung, mit deren Hilfe die Neuerungen des Systems erläutert werden und der Umstieg auf die SaaS Plattform erfolgen kann. Bei Bedarf können auch zusätzliche Schulungen (Online oder vor Ort) gegen Aufpreis organisiert werden.
  2. Die Anwender/-innen des Kunden oder der Kundin informieren Sich über die Videoinhalte selbständig über die neue SaaS Plattform.
  3. Die für RAI und / oder ePDoc verantwortliche Person überprüft die bereitgestellte Umgebung auf Vollständigkeit und nimmt diese formell ab.
  4. Nach der Umstellung steht dem Kunden oder der Kundin die übliche Supportadresse support@besaqsys.ch zur Verfügung zur Meldung von nachträglich aufgetauchten Problemen.
  5. Der Kunde oder die Kundin erhält die Schlussabrechnung für die geleisteten Umstellungsarbeiten gemäss Offerte sowie das Upgrade auf das neue Lizenzmodell.

Heute speichert jede Institution ihre Daten in der Regel in einer eigenen Datenbank ab. Für Firmengruppen oder Institutionen unter einer gemeinsamen Trägerschaft besteht beim Übergang auf RAIsoft.net die Möglichkeit, die Daten auf eine zentrale Datenbank zusammen zu führen. Die wesentlichen Vorteile einer zentralen Datenbank sind:

  • Möglichkeit zur zentralen Benutzerverwaltung über alle Standorte
  • Möglichkeit zur standortübergreifenden Auswertung über alle Standorte direkt aus der Anwendung.
  • Über Rollen und Berechtigungen kann trotzdem jedem Standort nur seine eigenen Bewohner/-innen resp. Auswertungen zugänglich gemacht werden.

Die Zusammenführung der Datenbanken erfolgt vor der Migration. Dies reduziert die Aufwände und den Zeitbedarf für die eigentliche Migration. Die Kosten für die vorgängige Zusammenführung der Daten werden gesondert angeboten. Wir kontaktieren alle Firmengruppen und Trägerschaften mit mehreren Institutionen im Vorfeld proaktiv zur Klärung dieser Frage.

Es existieren verschiedene Angebote zur Befähigung der Anwender/-innen

  • Eine Dashboard Tour erklärt für neu angelegte Benutzer/-innen die grundlegende Navigation
  • Videos im Kundenportal erklären die Bedienung jeder eigenen Funktion
  • Die Handbuch-Inhalte zum Ausfüllen einer Beurteilung sind im jeweiligen Schritt elektronisch verfügbar Ein Handbuch zu RAIsoft.net als PDF ist derzeit in Arbeit

Die bisherigen Admin-Schnittstellen A und B (Abrechnungs- und Bewohnerdaten) sowie die Schnittstelle zu einer Pflegedokumentationslösung (PDok) sind inhaltlich unverändert verfügbar. Zwecks Angleichung innerhalb vom Produktportfolio werden die AB-Schnittstellen neu gesondert aufgeführt und verrechnet. Die C-Files Schnittstelle (Rückführung Abwesenheiten) ist nicht mehr verfügbar, da sie von den Kund/-innen bislang nicht nachgefragt wurde.

Was sind die Unterschiede zu heute?

Für die Kommunikation mit der SaaS-Plattform stellen wir entsprechende, lokal zu installierende, Dienste zur Verfügung. Aus Sicht der Drittsoftware-Anbieter bleibt technisch alles wie bisher.

Wie ist die Funktionsweise der neuen Schnittstellen?

RAIsoft: Drittanbieter schreiben wie bisher in Textfiles oder Datenbanktabellen. Unsere neuen Dienste stellen den Daten-Transfer von und zur Saas Plattform sicher.

Die Schnittstelle ePDoc Admin (Stammblatt) wurde zusammengeführt mit der Adminschnittstelle von RAIsoft und ist nicht mehr als eigene Auftragsposition ausgewiesen. Die Spezialschnittstellen Barcomed (Medikamentenabrechnung), Momo (Mobility Monitor) sowie Leistungsplanung sind in Planung/Entwicklung, Medifilm (Medikamentenblisterung) wird neu konzipiert.

Was sind die Unterschiede zu heute?

Die Schnittstellen basieren auf derselben SaaS-Plattform wie RAIsoft. Aus Sicht der Drittsoftware-Anbieter sind ebenfalls keine Änderungen zu erwarten.

Wie ist die Funktionsweise der neuen Schnittstellen?

Technische Details zu den Schnittstellen Barcomed, Momo und Medifilm werden zurzeit ausgearbeitet, nähere Informationen folgen.

Die preiswerte Einstiegsversion ePDocLITE mit den Basisfunktionen (für kleine Institutionen bis 40 Betten geeignet) steht seit Februar 2022 zur Verfügung und erfreut sich grosser Beliebtheit.

Seit Anfang April 2023 steht nun auch die Vollversion von ePDoc zur Migration für Bestandskunden oder zur Installation für Neukunden zur Verfügung. Gewisse Funktionen oder spezielle Schnittstellen werden in einer Folgeversion später im Jahr aufgeschaltet (siehe Grafik zur GoLive Versionsplanung).

Inhaltlich und funktional enthält ePDoc die bisherigen Funktionen und Formulare. Es wurde grossen Wert auf einen einfachen Übergang von der bisherigen Version im Sinne einer Wiedererkennung der Funktionen im neuen Erscheinungsbild gelegt.

Die moderne Benutzeroberfläche soll eine intuitive Bedienung ermöglichen, mehr Übersichtlichkeit bringen und trotzdem die Einfachheit in der Bedienung bewahren.

Verschiedene Funktionen wurden zudem verbessert und alle bisherigen PDF-Formulare wurden oder werden in elektronische Formulare überführt.

Dank der Integration mit RAIsoft.net in einer Anwendung ist die Administration für alle Module / Instrumente (RAI NH / interRAI LTCF, ePDoc und interRAI HC) zentral an einem Ort zusammengefasst und erleichtert künftig die Arbeit wesentlich.

Für die Verwendung von RAIsoft.net / ePDoc ist keine lokale Installation von Software mehr erforderlich, es wird nur noch ein gängiger Internet-Browser (z.B. Chrome, Edge, Firefox, Safari) in einer aktuellen Version benötigt.

Durch die Bereitstellung als Webanwendung kann RAIsoft.net / ePDoc geräteunabhängig sowie von einem beliebigen Standort aus genutzt werden. Die Software ist zudem vollständig responsiv, das heisst sie passt sich automatisch dem Endgerät und dessen Bildschirmgrösse an, auf dem sie ausgeführt wird (z.B. Smartphone, Tablet, Notebook, PC).

Mit der Erweiterung „Heiminformationssystem“ bietet Carefolio LongTerm zusätzliche Funktionalitäten, die die Planung und Optimierung von Arbeitsprozessen in verschiedenen Bereichen der Einrichtung unterstützen. Auf Wunsch können damit die Bereiche Aktivierung, Küche, Hauswirtschaft und Facility Management im Carefolio LongTerm integriert werden. Dies umfasst die Verwaltung von Infrastruktur und Inventar, einschliesslich der Bearbeitung von Aufträgen für Reinigung, Reparaturen oder Transport.

Das elektronische Patientendossier (EPD) ist eine Sammlung persönlicher Dokumente mit Informationen rund um die Gesundheit der Bewohnerinnen und Bewohner. Über eine sichere Internetverbindung sind diese Informationen jederzeit abrufbar. Alters- und Pflegeheime sind ab 2022 verpflichtet, die Gesundheitsinformationen ihrer Bewohnerinnen und Bewohner im EPD zugänglich zu machen. Das Bundesgesetz über das elektronische Patientendossier regelt die Rahmenbedingungen für die Einführung und Verbreitung des elektronischen Patientendossiers. Nähere Informationen hierzu finden sie hier. Hilfreiche Empfehlungen sind auch bei CURAVIVA verfügbar.

Wir schliessen uns der Empfehlung von CURAVIVA an die Institutionen an, in einem ersten Schritt nur die Minimalanforderungen zu erfüllen und das Webportal der Stammgemeinschaft zu nutzen. Bereits mit der aktuellen ePDoc Client-Version kann von den wichtigen «Berichten» einfach ein PDF erstellt und manuell über das Webportal ins EPD übermittelt werden. Trotz der Empfehlung werden wir mit der ePDoc Vollversion eine kostenpflichtige Option zur Tiefenintegration von ePDoc ins EPD anbieten. Die Nutzung dieser Option wird mittelfristig vor allem für mittlere und grosse Institutionen den Datenaustausch erleichtern. Die Preise werden sich entlang der Grösse eines Hauses bewegen. Wir suchen aktuell noch nach einem ePDoc Pilotbetrieb, der die Tiefenintegration zusammen mit uns angehen möchte. Bei Interesse melden Sie Sich bitte bei der Projektleitung.

Grundsätzlich sind alle bisherigen Funktionen in ePDoc verfügbar, welche schon in der Client Version verfügbar waren. Dabei wurden viele Funktionen oder Listen im Vergleich zur bisherigen Version optimiert. So kann z.B. in einer Listenansicht mit einem Klick beliebig gefiltert und sortiert werden oder die Einbindung einer externen Dateiablage (z.B. Fileshare, SharePoint, OneDrive o.ä.) wurde mit der Möglichkeit ergänzt Dateien direkt in der Anwendung zu hinterlegen. 

Neu ist die Verfügbarkeit von sogenannten Dashboards zur kompakten Zusammenfassung und prominenten Bereitstellung von Informationen auf der Startseite. Auch eine Rechtschreibehilfe ist nun in der neuen Anwendung integriert. 

Neu ist zudem ein Formular zur Erfassung der Mangelernährung verfügbar.

Weitere Neuerungen sind angedacht, bereits in Arbeit oder zur Umsetzung geplant (siehe Roadmap).

Mit ePDoc ist nun auch die Tiefenintegration (= Austausch auf Knopfdruck) mit dem elektronischen Patientendossier EPD möglich. Der Schritt lohnt sich aufgrund der initialen Aufwände allerdings nur für grössere Kund/-innen, welche schon eine gewisse Anzahl Bewohnender mit elektronischem Patientendossier aufweisen.