FAQ BESA System
Das BESA System Version 5 ist nun bereits seit sechs Jahren erfolgreich im Einsatz. Damit die Software auch zukünftigen Sicherheitsrichtlinien genügen wird und wir eine solide Basis für Weiterentwicklungen und Anforderungen im Bereich der Langzeitpflege anbieten können, ist es notwendig, ein technisches Upgrade auf eine neue Version durchzuführen.
Im Gegensatz zu den bekannten Software-Updates, in deren Rahmen wir kleinere Systemoptimierungen und -korrekturen fortlaufend umsetzen, geht es beim Upgrade um die Installation einer höherwertigen Version. Die neue Version beinhaltet hauptsächlich Neuerungen in der technischen Konfiguration. Die visuelle Darstellung wurde ebenfalls überarbeitet und wirkt nun ruhiger und aufgeräumter. Das angefügte Dokument gibt Ihnen einen Einblick in das System nach dem Upgrade und erleichtert Ihnen den Einstieg:
Nein, die Benutzeroberfläche ist zu 99% und die Prozesslogik zu 100% identisch. Sie arbeiten also weiterhin mit dem Ihnen bekannten BESA System.
Es handelt sich um ein kostenpflichtiges Upgrade des bestehenden BESA Systems. Das Upgrade wird von unserem IT-Partner WESU Datentechnik ausgeführt. Planen Sie mit einem Systemunterbruch von 3 Stunden, damit die Installation durchgeführt werden kann. Die Kosten für eine Installation bei einer Instanz mit einem Heim betragen einmalig CHF 880.- beinhalten die Arbeit von WESU Datentechnik sowie die Koordinationsaufwände von BESA Care. Die Kosten der Jahreslizenzen der BESA Produkte bleiben unverändert. Kunden mit komplexeren Konstellationen (Multisite, Testinstanzen) kontaktieren info@besaqsys.ch für die Planung und für Informationen zu den Kosten.
Die Institutionen selbst haben hier nur Koordinationsaufgaben (s. die folgenden Einzelschritte).
Schritt 1: Prüfung der bestehenden IT-Infrastruktur im Zusammenhang mit dem Upgrade
Es ist Aufgabe der Institutionen, im Vorfeld (mit der Unterstützung des eigenen IT-Partners) sicherzustellen, dass die Systemanforderungen (Hardware- und Netzwerkanforderungen) für die Installation des BESA Upgrades erfüllt sind. Diese Anforderungen sind in unserem Benutzerhandbuch beschrieben (ab S. 4). Bitte prüfen Sie diese unter Berücksichtigung der von Ihnen eingesetzten Produkte und der Bettenanzahl Ihres Betriebs.
Institutionen mit BESA Hosting müssen diesen Schritt nicht berücksichtigen. BESA QSys hat alle notwendigen Vorbereitungen bereits getroffen.
Schritt 2: Termin für die Installation buchen
- Die Institutionen entscheiden, wann die Upgrade-Installation durchgeführt wird und buchen den gewünschten Termin über den folgenden Link
Termin buchen Upgrade BESA System →
Nur für Kunden mit BESA Hosting: Termin buchen Upgrade BESA System →
Nach Ausfüllen aller Felder kann die Buchung mit Klick auf "Buchen" abgeschlossen werden. Anschliessend folgt eine Buchungsbestätigung an die eingegebene E-Mail-Adresse. - Die Institution informiert den eigenen IT-Partner über den Termin (wegen des Serverzugriffs am Tag des Upgrades). Wichtig: Im Rahmen des Upgrades muss der Server neu gestartet werden.
- Während der Installation des Upgrades darf im BESA System nicht gearbeitet werden. Die Institution ist für die Information an die Mitarbeitenden selber zuständig.
Schritt 3: Auftrag
Anhand von den auf dem Buchungsformular eingegebenen Informationen erstellen und senden wir Ihnen einen Auftrag zur Unterschrift. Bitte schicken Sie uns diesen vor dem Installationstermin des Upgrades unterschrieben zurück.
Schritt 4: Installation des Upgrades
Am gebuchten Termin nimmt WESU Datentechnik Kontakt mit Ihrem IT-Partner auf, um die Installation auf dem Server durchzuführen.
Schritt 5: Abschluss
BESA QSys informiert die Institution nach Abschluss des Upgrades.
Aktuell wird in den meisten Schweizer Alters- und Pflegeinstitutionen mehrheitlich der BESA Leistungskatalog 2010 (LK2010) eingesetzt. In einigen Kantonen, die sowohl das BESA System wie auch das RAI-System zulassen, wird der BESA LK2010 in einer gegenüber dem RAI-System «kalibrierten Version» eingesetzt, mit einer linearen Kürzung der BESA Pflegeminuten um 8.45%. Mit Einführung des RAI-Index 2016 ist diese Kalibrierung der beiden Systeme nicht mehr gegeben. BESA QSys hat alle Kantone bereits im Dezember 2016 darauf hingewiesen, dass bei einer kantonalen Einführung des RAI-Index 2016 zeitgleich die lineare Kürzung im BESA LK2010 aufgehoben werden muss. Der BESA LK2010 ohne lineare Kürzung bildet die erbrachten Pflegeleistungen im Vergleich zu Zeitstudien besser ab, als der BESA LK2010 mit linearer Kürzung. Dies wurde im Kanton Aargau per Januar 2019 umgesetzt. Fünf andere Kantone haben auf Januar 2021 die lineare Kürzung aufgehoben, weitere Kantone sind in Planung.
Im Juli 2019 wurden die KLV-Anpassungen bekanntgegeben, welche ab Januar 2020 in Kraft getreten sind (mit einer Übergangsfrist bis Ende 2021, eine Verlängerung bis Ende 2023 wurde angekündigt). Gemäss den darin enthaltenen Mindestanforderungen an die Bedarfsklärungsinstrumente muss zukünftig jede Pflegestufe den tatsächlich erbrachten Pflegeleistungen (gemäss Zeitmessungen) entsprechen (KLV Art. 8b Absatz 2). Um diese Anforderung zu erfüllen, hat BESA QSys den BESA Leistungskatalog 2020 (BESA LK2020) entwickelt, welcher seit Januar 2021 in einem ersten Kanton im Einsatz ist.
Im Frühling 2021 haben BESA Care und Q-Sys (heute BESA QSys) Online-Informationsveranstaltungen für Vertreter-/innen der kantonalen Behörden, der CURAVIVA Kantonalverbände und der Krankenversicherer durchgeführt, um unter anderem über den BESA LK2020 und den RAI CH-Index 2016 zu informieren.
Die sogenannten «Mindestanforderungen» sind in KLV Art 8b formuliert und am 1. Januar 2020 in Kraft getreten. Nebst der Abgrenzung der enthaltenen Leistungen nach KLV Art. 7 Absatz 2 geht es darin insbesondere darum, dass sich die Instrumente auf in der Schweiz durchgeführte, repräsentative und wissenschaftliche Zeitstudien stützen müssen. Die Zeitstudien müssen auf einer schweizweit einheitlichen, von Versicherern, Leistungserbringern und Kantonen gemeinsam vereinbarten Methodik beruhen. Um die Einigung bezüglich Zeitstudien-Methodik zu erreichen, wurde von CURAVIVA Schweiz eine nationale Arbeitsgruppe, bestehend aus Vertretern dieser 3 Gruppen, ins Leben gerufen.
BESA QSys stützt sich bis auf Weiteres auf die bestehenden und bewährten CURAtime-Zeitstudien, der besten verfügbaren Datengrundlage, sofern von der nationalen Arbeitsgruppe nichts Anderes entschieden wird.
Der neue BESA Leistungskatalog wurde entwickelt, um die in KLV Art. 8b formulierten Mindestanforderungen an die Bedarfsklärungsinstrumente des Bundesamtes für Gesundheit zu erfüllen. BESA QSys hat über 1200 CURAtime-Zeitmessungen aus den Jahren 2017-2019 bei 23 Institutionen aus 8 verschiedenen Kantonen als Datengrundlage genommen und in Zusammenarbeit mit Experten des Büro für arbeits- und sozialpolitische Studien (BASS) mathematische Anpassungen am BESA Leistungskatalog erarbeitet. BESA QSys bedankt sich an dieser Stelle bei allen Kunden, die bereit waren, ihre Daten aus den CURAtime-Zeitstudien mit uns zu teilen. Es hat sich bestätigt, dass die Itemstruktur und die den Leistungsitems hinterlegten Pflegeminuten und Häufigkeiten im BESA LK2010 nach wie vor stimmen. Um die Mindestanforderungen des BAG zu erfüllen, wurde die lineare Kürzung aufgehoben und mathematische Anpassungen an den Querschnittleistungen und Mitwirkungsfaktor vorgenommen.
Der BESA Leistungskatalog LK2020 wurde auf der Basis von aktuellen, repräsentativen CURAtime-Zeitstudien entwickelt. Es konnte bestätigt werden, dass die Struktur des BESA LK2010 und die den Leistungsitems hinterlegten Normminutenwerte nach wie vor gut stimmen. Um die KLV-Mindestanforderungen zu erfüllen, mussten daher nur auf mathematischer Ebene Anpassungen gemacht werden. Dazu wurden verschiedene mathematische Modelle geprüft.
Es konnte aufgezeigt werden, dass mit folgenden Anpassungen, die geforderte Übereinstimmung mit Zeitstudien erreicht werden kann: Aufhebung der linearen Kürzung, Anpassung der Verteilung der Querschnittsleistungen und Anpassungen an der Abstufung des sog. Mitwirkungsfaktors der Bewohner/-innen. Die mathematischen Anpassungen wurden in Zusammenarbeit mit dem Büro BASS in Bern gemacht. (Der Bericht, der im Rahmen dieser Zusammenarbeit erstellt wurde, steht den Mitgliedern der nationalen Arbeitsgruppe Zeitstudien-Methodik zur Verfügung.)
Da die Struktur des BESA LK und die Items gleich sind, ist die Anwendung des BESA LK2020 gleich wie beim bewährten BESA LK2010. Eine der Anpassungen ist die feinere mathematische Abstufung des sogenannten Mitwirkungsfaktors der Bewohner/-innen.
Die sichtbarste Änderung beim Wechsel vom BESA LK2010 auf den BESA LK2020 ist bei den Querschnittsleistungen zu beobachten. Die Aufhebung der linearen Kürzung von 8.45%, welche bisher auf die Querschnittsleistungen angewandt wurde, führt zu Veränderungen in den Minutenwerten im Massnahmenpaket 6. So sind im BESA LK2020 keine Minuswerte bei den Querschnittsleistungen mehr möglich. Auch die Verteilung der Querschnittsleistungen wurde angepasst.
Diese mathematischen Anpassungen wurden vorgenommen, damit der BESA LK2020 als Pauschalleistungsinstrument die KLV-Pflegestufen von 1-12 im Vergleich zu Zeitstudien korrekt abbildet. Auch bei gleichbleibenden Leistungen ist mit einer Änderung in den Minutenwerten zu rechnen, wenn vom BESA LK2010 auf den BESA LK2020 gewechselt wird.
BESA QSys empfiehlt grundsätzlich die Einführung des BESA LK2020, um die in der KLV neu formulierten Mindestanforderungen zu erfüllen. Wir empfehlen zudem, frühzeitig mit BESA QSys Kontakt aufzunehmen, um die Umstellung gemeinsam planen zu können. Wir benötigen eine Vorlaufzeit von rund 3 Monaten, um die Umstellung garantieren zu können. Die Anfragen werden in chronologischer Reihenfolge nach Eingang bearbeitet.
Kantonen, in denen sowohl BESA als auch RAI im Einsatz sind, empfehlen wir dringend eine parallele Einführung des BESA LK2020 und des RAI Index 2016. Somit werden die KLV Leistungen im Kanton für alle Institutionen gleichermassen entgolten.
Sollte es aufgrund der terminlichen Frist nicht mehr möglich sein, auf den BESA LK2020 zu wechseln, empfehlen wir zumindest die Aufhebung der linearen Kürzung. Dies ist je nach Anzahl der gleichzeitigen Anfragen auch kurzfristig möglich. Die Priorisierung erfolgt auch hier chronologisch nach Eingang der Anfragen. (Die Kantone wurden bereits im Jahr 2016 informiert, dass bei einer kantonalen Einführung des RAI-Index 2016, die Aufhebung der linearen Kürzung des BESA LK2010 aus unserer Sicht zwingend ist.)
Kantone, die sich gerne ein Bild über die Auswirkung der Aufhebung der linearen Kürzung oder der Einführung des BESA LK2020 machen möchten, können sich an BESA QSys wenden für eine kantonsspezifische Evaluation.
Die Anpassung am BESA LK2020 mit der grössten Auswirkung ist die Aufhebung der linearen Kürzung von 8.45%. Ist die Aufhebung der linearen Kürzung bereits für den BESA LK2010 erfolgt, kann es mit der Umstellung auf den BESA LK2020 nochmals zu einer leichten Änderung der Pflegeminuten kommen, abhängig vom Casemix der Bewohner/-innen. Das Hauptargument für den BESA LK2020 ist, dass die mit diesem Leistungskatalog ausgewiesenen Pflegeleistungen den tatsächlich erbrachten Pflegeleistungen gemäss repräsentativen CURAtime-Zeitstudien entsprechen.
Gemäss dem Bundesgerichtsentscheid vom 7. Oktober 2019 liegt der Entscheid über das oder die eingesetzten Pflegebedarfsklärungsinstrument(e) in der Verantwortung und Zuständigkeit der Kantone. Pflegeinstitutionen müssen sich nach dieser kantonalen Entscheidung richten.
Im Kanton Solothurn wurde der RAI Index 2016 eingeführt und ein Krankenversicherer hat dagegen geklagt. Nun hat das Bundesgericht bestätigt, dass die Kantone in der Einführung von kantonalen Versionen der Bedarfsklärungssysteme frei sind. Ab Ablauf der KLV-Übergangsfrist müssen diese Versionen aber die neuen nationalen Mindestanforderungen an die Bedarfsklärungsinstrumente erfüllen.
Die Einführung erfolgt im Anschluss an den kantonalen Entscheid jeweils entweder auf den 1. Januar oder den 1. Juli. Damit die Einführung bei den Kunden per gewünschtem Stichtag erfolgen kann, wird der kantonale Entscheid mit einem Vorlauf von drei Monaten vorausgesetzt. Der Kanton Schaffhausen hat als erster Kanton den BESA LK2020 auf den 1. Januar 2021 eingeführt. Im Jahr 2022 folgten die Kantone Zürich, Zug und Schwyz. Im Kanton St. Gallen wird der BESA LK2020 ab dem 1. Januar 2022 etappenweise eingeführt.
Wie eingangs erwähnt, hat BESA QSys die Anpassungen im BESA LK2020 auf einer breiten Datengrundlage (mehr als 1200 CURAtime-Erhebungen in 23 Institutionen) ermittelt. Externe Experten des Büro für arbeits- und sozialpolitische Studien (BASS) haben dazu einen entsprechenden Bericht verfasst. Gemäss KLV Art 8b Ziffer 2 muss die Zeitstudien-Methodik schweizweit einheitlich und von Versicherern, Leistungserbringen und Kantonen gemeinsam vereinbart werden. Dazu wurde eine nationale Arbeitsgruppe mit Vertretern dieser 3 Stakeholder sowie CURAVIVA Schweiz ins Leben gerufen. Noch wurde nicht bestätigt, dass CURAtime als Zeitstudien-Methodik akzeptiert wird. Allerdings sind CURAtime-Zeitstudien im Moment in der Langzeitpflege weit verbreitet und bewährt. Sowohl der BESA LK2020 wie auch der RAI-Index 2016 stützen sich auf CURAtime-Daten. Eine Alternative zu CURAtime zu entwickeln und in den Institutionen neue Messungen durchzuführen, wäre sehr teuer und zeitaufwändig. Selbst wenn neue Zeitstudien gemacht werden müssten, ändert das aus Sicht von BESA QSys nichts daran, dass die Entscheidung über die eingesetzten Systemversionen bei den Kantonen bleibt und aktuell der BESA LK2020 die tatsächlich erbrachten Leistungen am besten abbilde.