Grademix-Konfigurator für die Langzeitpflege

Die Ermittlung der bedarfsgerechten Personalausstattung in Langzeitpflegeinstitutionen

Die Betreuung von betagten Personen in Langzeitpflegeinstitutionen kann eine hohe Komplexität aufweisen. Das liegt daran, dass ein grosser Teil der Bewohnenden bereits beim Eintritt mehrere gesundheitliche Beschwerden aufweist, die mit physischen, psychischen und sozialen Faktoren zusammenhängen. Wird diese Komplexität bei der Planung des Personalbedarfs nicht berücksichtigt, kann dies zu einer suboptimalen Teamzusammensetzung, einer Über- oder Unterforderung des Pflegepersonals und einer Minderung der Pflegequalität führen. Diese Folgen können die Mitarbeitendenfluktuation negativ beeinflussen und somit den aktuell vorhandenen Fachkräftemangel verschärfen.  

Aktuell ist auf dem Schweizer Markt jedoch keine Anwendung vorhanden, die für die Berechnung des Personalbedarfs die Komplexität der Bewohnendensituation berücksichtigt. Aus diesem Grund führt die BESA QSys AG gemeinsam mit der Berner Fachhochschule das Projekt „Grademix-Konfigurator für die Langzeitpflege“ durch. Ziel dieses Projektes ist es, Langzeitpflegeinstitutionen eine standardisierte Ermittlung der bedarfsgerechten Personalausstattung zu ermöglichen, die auf objektiven Faktoren basiert.

Anhand der Ergebnisse des Grademix-Konfigurators können Pflegekräfte mit unterschiedlichem Bildungshintergrund gezielt für Aufgaben eingesetzt werden, die ihren Qualifikationen entsprechen. So kann eine Unter- oder Überforderung der eigenen Mitarbeitenden vermieden und dadurch die Gefahr der Mitarbeitendenunzufriedenheit gemindert werden. Die Ergebnisse können auch als Entscheidungsgrundlage bei der Personalrekrutierung und -entwicklung sowie für die Planung der Eintritte von Bewohnerinnen und Bewohnern herangezogen werden. 

Im Rahmen dieses Projekts arbeiten die Berner Fachhochschule und die BESA QSys AG mit Alters- und Pflegeinstitutionen aus allen drei Sprachregionen der Schweiz zusammen. Dadurch werden die Bedürfnisse der Institutionen integriert und ein höherer Mehrwert für die Praxis geschaffen. Das Projekt wird zudem von Innosuisse finanziell unterstützt. Die Markteinführung des Grademix-Konfigurators ist für den Herbst 2025 geplant.

Der Grademix-Konfigurator wird den optimalen Grademix anhand dreier Algorithmen ermitteln

Der erste Algorithmus schätzt die Komplexität basierend auf Routinewerten aus den BESA- und RAI-Daten. Dadurch erfolgt die Prognose der Komplexität ohne einen zusätzlichen Zeitaufwand für die Pflegeinstitutionen.
 
Der zweite Algorithmus ergibt die Nurse-to-Resident-Ratio (NtR). Sie stellt die Einhaltung kantonaler Angaben sicher und berücksichtigt die Best Practices beim Grademix und integriert die existierenden Forschungsergebnisse.

Der dritte Algorithmus ermittelt die benötigte Personalzusammenstellung, den Soll-Grademix, vereint die Ergebnisse der drei Algorithmen unter der Berücksichtigung der gewünschten Pflegequalität. Für die Berechnung des Soll-Grademix können sich Pflegeinstitutionen zwischen drei Qualitätslevels der Pflege entscheiden: „sicher“, „gut“ oder „exzellent“. Dabei stellt „sicher“ das niedrigste verfügbare Qualitätslevel dar. Das höchste Qualitätslevel bildet „exzellent“ ab. Es basiert auf wissenschaftlichen Erkenntnissen zu Komplexität sowie Grademix in der Pflege. Bei dieser Qualitätsstufe werden die Bewohnenden in die Entscheidungen miteinbezogen und können selbstbestimmt handeln. Das Qualitätslevel „gut“ bildet den Durchschnitt dieser zwei Pflegequalitätsstufen. Sie ermöglicht die Berücksichtigung von individuellen Bewohnendenbedürfnissen. 
 

Handhabung

Für eine effiziente Handhabung und die Sicherstellung der Verständlichkeit werden die Ergebnisse des Grademix-Konfigurators visuell auf einem Dashboard dargestellt. 

• Soll-Ist-Vergleich des Grademix
• Die Komplexität der Bewohnenden
• Mitarbeitendenzufriedenheit 
• Fluktuationsrate

Zudem können die Institutionen anhand weiterer Auswertungen die vorhandenen Daten dank diverser Filteroptionen und Darstellungen vertieft analysieren.

Der Grademix-Konfigurator erleichtert die Arbeit in den Langzeitpflegeinstitutionen auf verschiedene Art und Weise. 

• Der Grademix-Konfigurator unterstützt das Management bei der Entscheidung der Personalzusammensetzung und bei der Qualitätssicherung und -entwicklung.
• Der Grademix-Konfigurator berücksichtigt die Komplexität der Bewohnenden, den Pflegebedarf sowie die Umgebungsfaktoren und nicht bewohnendenbezogenene Faktoren und ermöglicht die Überprüfung benötigter Personalbestand und notwendiger Personalzusammensetzung entsprechend angestrebter Qualitätsstufe.
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• Durch den Einsatz des Grademix-Konfigurators wird erstmals eine datenbasierte Schätzung der Pflegekomplexität möglich. Dabei haben die Institutionen keinen zusätzlichen Aufwand. Der Grademix-Konfigurator kann eine bedarfsgerechte und effiziente Personalplanung in einer Institution unterstützen. Gleichzeitig kann sich dieser Effekt auch positiv auf die Mitarbeitendenzufriedenheit und somit auf die Fluktuationsrate auswirken.
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• Die datenbasierten Berechnungen eignen sich als interne Argumentationsgrundlage bei Entscheidungen zur Personalplanung (zum Beispiel beim Einsatz der gleichen Mitarbeitenden in verschiedenen Abteilungen)
• • Bei einer kontinuierlichen Nutzung der Analysen des Grademix-
• Konfigurators können Langzeitpflegeinstitutionen die Daten auch für strategische Entscheidungen in der Personalausstattung heranziehen, was eine proaktive und langfristige Planung ermöglicht.