In caso di annullamento da parte del cliente entro quattro settimane dall'inizio della formazione, sarà fatturato il 50 % dei costi. In caso di annullamento entro due settimane prima dell'inizio della formazione o in caso di assenza, sarà fatturato il 100 % dei costi. Questo regolamento si applica anche in caso di iscrizione del cliente ad una formazione successiva. Il regolamento non si applica alla formazione pubblica, se il cliente invia un suo sostituto.

In caso di cancellazione di singole giornate dopo l'inizio della formazione, verrà fatturato il 50% del costo della formazione per le giornate non frequentate. BESA QSys SA si riserva il diritto di annullare una formazione pubblica con un numero di partecipanti insufficiente, fino a due settimane prima dell'inizio del corso. L’annullamento di un corso da parte di BESA QSys SA non comporta costi per il cliente.

BESA QSys si riserva il diritto di convertire la formazione in presenza in formazione a distanza alle stesse condizioni se l'erogazione della formazione in presenza non può essere mantenuta.

Tutti i corsi di formazione sono svolti esclusivamente da formatori certificati BESA QSys AG. BESA QSys AG non si assume alcuna responsabilità per applicazioni di sistema errate da parte dei clienti dopo corsi di formazione non svolti da insegnanti certificati da BESA QSys AG (vedi contratto amministrativo tra l'assicuratore malattia e CURAVIVA Svizzera). 

Il numero di partecipanti per ogni giornata di formazione è limitato per motivi di qualità. Il numero massimo di partecipanti è definito sul sito web e nella conferma d’ordine (per la formazione interna). Nel caso di formazione interna (soprattutto con esercitazioni pratiche al PC), un numero maggiore di partecipanti rende più difficile la conduzione della formazione da parte del docente e comporta una riduzione della qualità della formazione per il cliente. Se il numero massimo concordato di partecipanti ai corsi di formazione interni viene comunque superato dai clienti, ciò sarà addebitato al cliente (per ogni persona aggiuntiva al prezzo di partecipazione a un corso di formazione pubblico).

BESA QSys AG è responsabile dell'infrastruttura (sala di formazione, beamer, internet) per i corsi di formazione pubblici. I partecipanti devono portare con sé un computer portatile abilitato a Internet. 

L'istituzione stessa è responsabile dell'infrastruttura (sala di formazione, beamer, computer per i partecipanti, Internet) per la formazione interna. 

Tutti i partecipanti alla formazione riceveranno da BESA QSys una conferma di partecipazione al termine della formazione. Se il servizio fornito è di coaching, workshop o formazione degli utenti sulla documentazione infermieristica, le conferme di partecipazione saranno rilasciate solo su richiesta specifica del cliente.